İş programı ile ilgili ilginç tespitler!

Uzun süreli, (2-3 yıldan uzun süren), tasarım aşaması henüz tamamlanmamış projelerin, proje başlangıç dönemlerinde, kısa zamanda, az bilgi ile hazırlanan iş programları, özellikle yüksek mercilere sunulur. Bu kısa zamanda hazırlanan iş programından çıkan veriler yorumlanır ve patrona, işverene, kredi talep ettiğiniz bankanıza sunulur. Yıllar süren proje süresi içinde sürekli bu hazırlanan iş programı üzerine oturttuğunuz zaman çizelgesindeki, bütçedeki ve ilerlemelerdeki sapmalarınız ile sorgulanırsınız.

Demek oluyor ki projenin başında, en kısıtlı kaynakları, en verimli şekilde kullanıp, en doğru bilgiyi elde etmeye çalışıyoruz. Bu yüzden projelerin başlangıçları hep sancılı olur.

İş Kırılım Yapısı Nasıl Oluşturulmalı?

Bir projenin başında, üzerinde ciddi çalışılması ve kesinliğe kavuşturulması gereken konulardan biri İKY (İş Kırılım Yapısı)’ dır. İngilizcesi “Work Breakdown Structure”dır ve WBS olarak kısaltılmıştır. PMI (Project Management Institute) tarafından konu ile ilgili bir standart yayımlamıştır. Standartta yazılanlara genel olarak katılmaktayım. Bu yazımda, standartta bahsedilmeyen bir konuyu anlatmak istiyorum. Planlama işine ilk başladığımda en çok zorlandığım konulardan biri İKY idi . Çünkü etrafımda İKY’ye ihtiyacımın ciddiyetini anlayacak ve bana yol gösterecek kimse yoktu. Bu yüzden her iş programı hazırlama toplantısının başında, öncelikle İKY’yi anlatmış, öneminden bahsetmiş ve program hazırlanacak konu hakkında deneyimli ağabeylerimizden bu tip bir kırılım istemişimdir. Onlara bu çalışma garip gelse de, işin başında resmin tamamını görmek ve işi parçalara ayırarak yönetmek anlamında önemli bir çalışma olduğunu fark etmişlerdir.

İnternette “WBS” diye arama yaptığınızda karşınıza birçok sonuç çıkıyor. Nasıl oluşturmanız gerektiği hakkında ise karşınıza çıkan dokümanlardan birçoğu kuru gürültü. PMI’ın yayımlamış olduğu “Practice Standard for Work Breakdown Structures” standardını okumanızı tavsiye ederim.

İKY’nizi oluştururken çalışmakta olduğunuz şirketin alışkanlıklarını göz önünde bulundurmanız çok önemli. Eğer yanlış alışkanlıklar var ise, bunları düzeltmeniz gerekir. Bu ise başlı başına başka bir uğraştır. Bu nedenle amaca yönelik çalışmak ve konudan sapmamak adına bazı yanlış alışkanlıkların düzeltilmesini, önünüzdeki günlere bırakmanızı tavsiye ederim. Projeye yönelik İKY çalışmalarınızda, mevcut, akıllıca hazırlanmış kırılımlardan yararlanmak isterseniz size tavsiyem; “MasterFormat” ve “Uniformat II”yi incelemeniz. Özellikle Uniformat II’yi konu alan raporu iyice bir okuyun. “MasterFormat” ile arasındaki farkı anlayacaksınız. Bu iki kırılım arasındaki fark; bizim şantiyelerde gün içinde karşılaştığımız sorulara, planlamacının, bütçecinin ya da ilerleme takibi yapan mühendisin hızlı ve tutarlı cevaplar verememesine sebep olmaktadır. Nasıl mı? Konuyu aşağıdaki paragraflarda anlatmaya çalışayım.

Konuyu basitleştirmek için 2 ana kırılım yapısı mantığı olduğunu düşünebilirsiniz. Birincisi “Elemental Classification” dediğimiz, “Uniformat II” tarzı sınıflandırma.

İkincisi ise “MasterFormat”ın kullandığı “Product Based”.

Bu kadar teorik anlatımın ve ayrımın, nasıl olup da şantiyelerde karşımıza sorun olarak çıktığını düşünüyorsunuzdur…

Hayatımda her zaman gördüğüm ve inandığım şey “teorik bilgi”nin, “pratik bilgi” yi ürettiği ve her zaman bu iki bilginin son noktasına kadar örtüştüğüdür.

“Elementsel Sınıflandırma”nın şantiyelerde karşımıza soru olarak çıktığı örnekleri vereyim;

1. Temel’i ne zaman bitiriyoruz?

2. 2. kat betonarme duvarların başlaması hangi tarihe geliyor?

3. Bina ne zaman “weather proof” hale geliyor?

4. Peyzaj alanındaki işlere ne zaman başlayacağız?

Şimdi de “Product Based” sorulardan örnekler verelim;

5. Bodrum Katlarda toplam kaç m3 beton dökülecek?

6. Temel’deki demir oranımızı hesaplar mısın?

7. Aylara göre beton döküm grafiğini çıkarır mısın?

8. Önümüzdeki Temmuz ayında kaç kalıpçı ile çalışacağımızı tahmin ediyoruz?

9. İş sonunda kaç m2 şap betonu atmış olacağız?

10. Aylık ortalama kaç m2 seramik döşeyeceğiz?

İlk 4 soruda anlayacağınız gibi sorulan konu bir element, bir alan, bir hacim v.b. ama 5-10’uncu sorularda ise konu direkt ürün “product”; beton, kalıp, seramik, alçı…

Yukarıda anlattığım kırılım yapılarının arasındaki farkı anlamamış, hazırlığını yapmamış, ihtiyacı hissetmemiş bir bütçe veya planlama mühendisi, karşılaştığı sorular karşısında sürekli sıkışır, yanlışın nerede olduğunu anlayamaz ama bir şeylerin ters gittiğinin farkındadır. Elindeki bilgiyi her defasında “sistemsiz” olarak işlediği için zaman kaybeder, yaptığı raporlamalar arasında tutarsızlıklar oluşur.

Yukarıdaki senaryoya çözüm olarak benim uygulamam ve önerim, her zaman hazırladığım ya da hazırlattığım iş programlarında, İKY olarak projenin ve şirketin yapısına, uygun bir yapı oluşturmak ve bunun haricinde, “Aktivite Kodu” (Activity Code) olarak her aktiviteye, karşılık gelen hem “MasterFormat” kodunu hem “Uniformat II” kodunu etiket olarak girmektir. Projedeki çalışanların zaman içinde sordukları sorular size hangi bölümlerde çok ayrıntılı, hangi bölümlerde yüzeysel kodlama yapabileceğinizi gösterecektir.Pratikte gördüğüm 4000 kalemlik bir iş programında 20-25 “product based” kodunun ilgili kalemlere eşlenmesi, sorulan ilgili soruların %95’ini karşılamanıza yetecektir. Diğer yandan “Elemental Classification” ı ise projeye özel değişiklikler ve varsayımlar yaparak “Uniformatı II” yi kullanabilir ilgili kalemlerin tamamına kolaylıkla aktivite kodu olarak atayabilirsiniz. "Uniformat II" bina ağırlıklı bir kırılımdır. Bu kırılımı diğer alanlara uygun bir şekilde geliştirmek ise sizin becerinize kalmıştır. Uniformat ekibi de önerilere açıktır.

Konu ilgilinizi çeker ve daha detaylı bilgi paylaşımı isterseniz benimle iletişime geçebilirsiniz. Bir sonraki yazımda görüşmek dileğiyle.

İlgili internet adresleri:

“Practice Standard for Work Breakdown Structures” http://marketplace.pmi.org/Pages/ProductDetail.aspx?GMProduct=00100084701

“MasterFormat” http://www.masterformat.com/

“Uniformat II” http://www.fire.nist.gov/bfrlpubs/build99/art080.html

Anahtar Teslim mi? Götürü Bedel mi?

İnşaat işleri ile ilgilenenlerin her zaman ağzındadır bu iki tanım. İnşaat işleri ile ilgilenmediğiniz halde, belki kulak misafiri olduğunuz konuşmalarda da dikkatinizi çekmiştir.

Bugün bu tanımlardan bahsetmemin sebebi ise, eğitim ve öğretime, proje yönetimi ve teknolojinin yeniliklerine muhtaç Türkiye İnşaat Sektörü’nde, birçok kişinin tanımları yanlış kullanması.

İnşaat sektöründeki iş yaşamım boyunca, belki kişisel özelliğimden belki de mühendis kişiliğimden kaynaklı bilmiyorum, gerektiğinde ve özellikle işin başında hep detaya inmişimdir. Konunun yapı taşına inip, konuyu tüme varım ile anlamaya çalışmışımdır. Karşımdaki insan bana bir şeyler anlatıyor ise kullandığı her kelimenin anlamını sindirerek hareket etmişimdir. Profesyonel yaşama yeni atılmış biri için gerçekten zorlayıcı bir hareket, özellikle etrafınızda o kadar anlamadığınız konuşmalar ve işler dönerken. Dediğim gibi işin başında her ne kadar zorlasa da, ilerleyen zamanla, detaya inme özelliğimin hep yararını görmüşümdür.

Sonuç olarak birbirimiz ile anlaşırken çevremizi modellemek için kullandığımız Dil’imize ne kadar hakim olursak o kadar rahat ederiz bu hayatta.

Konuyu fazla uzatmak istemiyorum. “Anahtar Teslim” ve “Götürü bedel”in tanımlarını yapıp karıştırılan kısmın üzerinde biraz durup yazımı bitireceğim.

Anahtar Teslim; işin kapsamını niteler, konu projenin her türlü işinin bir paket halinde verildiğini anlatır. Şöyle aklınızda tutabilirsiniz. İş bittiğinde anahtarı verirsiniz müşteriye. Her şey kullanıma hazırdır. İnşaat işinden örnek verirsek, anahtar teslim yapılan bir villada kaba inşaat işleri, ince işler, tefrişat, altyapı, tesisat ve aklınıza gelen her türlü iş o yüklenici tarafından tamamlanır. Götürü Bedel ise işin ödeme şeklini niteler, bu işin sonunda alınacak toplam paranın sabit bir tutar olduğunu anlatır bize. Konu proje ne ise, onun fiyatı, anlaşılan tutardır ve sabittir. Madem bu kadar girdik işin içine “Birim Fiyat”ın da tarifini yapıp geçelim. Adı üzerinde birimlere tek tek fiyat biçilmiştir. Birimlerin miktarları birim fiyatlar ile çarpılarak tutar hesaplanır.

Şimdi gelelim biraz kafa karıştırmaya. Yukarıdaki paragrafın ışığında şunu rahatlıkla söyleyebiliriz. Bir iş hem “Anahtar Teslim” hem de “Birim Fiyat” olabilir. Çünkü birinci tanım işin kapsamını tanımlarken, diğeri ödenecek paranın ödeme şeklini tanımlıyor, bir problem yok yani. Genel yanılgı “Anahtar Teslim” tanımının “Götürü Bedel” yerine kullanılmasıdır. Bu en çok yapılan günlük konuşma ve yazışma yanlışlarındandır. Bir iş “Anahtar Teslim” olarak bir altyükleniciye verilmiş. Sanki sabit bir tutara yapacakmış gibi anlıyor herkes. Hatta öyle hissediyoruz. Etrafınızdaki konuşmalara ve yazışmalara dikkat ederseniz siz de fark edeceksiniz ne kadar da yaygın bu yanlış kullanım. Ufak ama önemli bir konu. Hayat zaten detaylarda gizli değil midir?

Selamlar,