Teknik Ofis: İş Kırılım Yapısı Nasıl Oluşturulmalı?

Bir projenin başında, üzerinde ciddi çalışılması ve kesinliğe kavuşturulması gereken konulardan biri İKY (İş Kırılım Yapısı)’ dır. İngilizcesi “Work Breakdown Structure”dır ve WBS olarak kısaltılmıştır. PMI (Project Management Institute) tarafından konu ile ilgili bir standart yayımlamıştır. Standartta yazılanlara genel olarak katılmaktayım. Bu yazımda, standartta bahsedilmeyen bir konuyu anlatmak istiyorum. Planlama işine ilk başladığımda en çok zorlandığım konulardan biri İKY idi . Çünkü etrafımda İKY’ye ihtiyacımın ciddiyetini anlayacak ve bana yol gösterecek kimse yoktu. Bu yüzden her iş programı hazırlama toplantısının başında, öncelikle İKY’yi anlatmış, öneminden bahsetmiş ve program hazırlanacak konu hakkında deneyimli ağabeylerimizden bu tip bir kırılım istemişimdir. Onlara bu çalışma garip gelse de, işin başında resmin tamamını görmek ve işi parçalara ayırarak yönetmek anlamında önemli bir çalışma olduğunu fark etmişlerdir.

İnternette “WBS” diye arama yaptığınızda karşınıza birçok sonuç çıkıyor. Nasıl oluşturmanız gerektiği hakkında ise karşınıza çıkan dokümanlardan birçoğu kuru gürültü. PMI’ın yayımlamış olduğu “Practice Standard for Work Breakdown Structures” standardını okumanızı tavsiye ederim.

İKY’nizi oluştururken çalışmakta olduğunuz şirketin alışkanlıklarını göz önünde bulundurmanız çok önemli. Eğer yanlış alışkanlıklar var ise, bunları düzeltmeniz gerekir. Bu ise başlı başına başka bir uğraştır. Bu nedenle amaca yönelik çalışmak ve konudan sapmamak adına bazı yanlış alışkanlıkların düzeltilmesini, önünüzdeki günlere bırakmanızı tavsiye ederim. Projeye yönelik İKY çalışmalarınızda, mevcut, akıllıca hazırlanmış kırılımlardan yararlanmak isterseniz size tavsiyem; “MasterFormat” ve “Uniformat II”yi incelemeniz. Özellikle Uniformat II’yi konu alan raporu iyice bir okuyun. “MasterFormat” ile arasındaki farkı anlayacaksınız. Bu iki kırılım arasındaki fark; bizim şantiyelerde gün içinde karşılaştığımız sorulara, planlamacının, bütçecinin ya da ilerleme takibi yapan mühendisin hızlı ve tutarlı cevaplar verememesine sebep olmaktadır. Nasıl mı? Konuyu aşağıdaki paragraflarda anlatmaya çalışayım.

Konuyu basitleştirmek için 2 ana kırılım yapısı mantığı olduğunu düşünebilirsiniz. Birincisi “Elemental Classification” dediğimiz, “Uniformat II” tarzı sınıflandırma.

İkincisi ise “MasterFormat”ın kullandığı “Product Based”.

Bu kadar teorik anlatımın ve ayrımın, nasıl olup da şantiyelerde karşımıza sorun olarak çıktığını düşünüyorsunuzdur…

Hayatımda her zaman gördüğüm ve inandığım şey “teorik bilgi”nin, “pratik bilgi” yi ürettiği ve her zaman bu iki bilginin son noktasına kadar örtüştüğüdür.

“Elementsel Sınıflandırma”nın şantiyelerde karşımıza soru olarak çıktığı örnekleri vereyim;

1. Temel’i ne zaman bitiriyoruz?

2. 2. kat betonarme duvarların başlaması hangi tarihe geliyor?

3. Bina ne zaman “weather proof” hale geliyor?

4. Peyzaj alanındaki işlere ne zaman başlayacağız?

Şimdi de “Product Based” sorulardan örnekler verelim;

5. Bodrum Katlarda toplam kaç m3 beton dökülecek?

6. Temel’deki demir oranımızı hesaplar mısın?

7. Aylara göre beton döküm grafiğini çıkarır mısın?

8. Önümüzdeki Temmuz ayında kaç kalıpçı ile çalışacağımızı tahmin ediyoruz?

9. İş sonunda kaç m2 şap betonu atmış olacağız?

10. Aylık ortalama kaç m2 seramik döşeyeceğiz?

İlk 4 soruda anlayacağınız gibi sorulan konu bir element, bir alan, bir hacim v.b. ama 5-10’uncu sorularda ise konu direkt ürün “product”; beton, kalıp, seramik, alçı…

Yukarıda anlattığım kırılım yapılarının arasındaki farkı anlamamış, hazırlığını yapmamış, ihtiyacı hissetmemiş bir bütçe veya planlama mühendisi, karşılaştığı sorular karşısında sürekli sıkışır, yanlışın nerede olduğunu anlayamaz ama bir şeylerin ters gittiğinin farkındadır. Elindeki bilgiyi her defasında “sistemsiz” olarak işlediği için zaman kaybeder, yaptığı raporlamalar arasında tutarsızlıklar oluşur.

Yukarıdaki senaryoya çözüm olarak benim uygulamam ve önerim, her zaman hazırladığım ya da hazırlattığım iş programlarında, İKY olarak projenin ve şirketin yapısına, uygun bir yapı oluşturmak ve bunun haricinde, “Aktivite Kodu” (Activity Code) olarak her aktiviteye, karşılık gelen hem “MasterFormat” kodunu hem “Uniformat II” kodunu etiket olarak girmektir. Projedeki çalışanların zaman içinde sordukları sorular size hangi bölümlerde çok ayrıntılı, hangi bölümlerde yüzeysel kodlama yapabileceğinizi gösterecektir.Pratikte gördüğüm 4000 kalemlik bir iş programında 20-25 “product based” kodunun ilgili kalemlere eşlenmesi, sorulan ilgili soruların %95’ini karşılamanıza yetecektir. Diğer yandan “Elemental Classification” ı ise projeye özel değişiklikler ve varsayımlar yaparak “Uniformatı II” yi kullanabilir ilgili kalemlerin tamamına kolaylıkla aktivite kodu olarak atayabilirsiniz. "Uniformat II" bina ağırlıklı bir kırılımdır. Bu kırılımı diğer alanlara uygun bir şekilde geliştirmek ise sizin becerinize kalmıştır. Uniformat ekibi de önerilere açıktır.

Konu ilgilinizi çeker ve daha detaylı bilgi paylaşımı isterseniz benimle iletişime geçebilirsiniz. Bir sonraki yazımda görüşmek dileğiyle.

İlgili internet adresleri:

“Practice Standard for Work Breakdown Structures” http://marketplace.pmi.org/Pages/ProductDetail.aspx?GMProduct=00100084701