İhale Sürecinin Planlanması

Yeni başlayacak bir projede konu iş programı olunca, ilk sorulan sorular ihale tarihleri ile ilgilidir. Hangi işin hangi tarihte ihale dilmesi gerektiği, hangi işlerin kritik, hangi işlerin ötelenebildiği değerli bir bilgidir ve bu bilgi ancak imalat iş programının ihale süreçleri ile bağlanması ile ortaya çıkar.

Kısıtlı ofis personeli ile proje başındaki bu iş yoğunluğunu ancak zeka, doğru teknik kullanımı ve verimli çalışma ile aşabilirsiniz. Hafriyat işlerine çalışmadan, üst yapı işinin ihalesine çalışan bir ekip emin olun ki zaman kaybediyordur.

Bugün, iş programında “İhale Süreci”nin nasıl planlanabileceğini göreceğiz. Çalıştığımız örnek ortalama değerler içerecektir. Süreleri projenin ve ihale paketinin özelliğine göre değiştirebilirsiniz ama 50 ihale paketi içeren hızlı bir çalışma yapsam aşağıdaki süreleri kullanırdım. Acil durum geçtikten sonra da ihale paketleri süreleri üzerinde işin uzmanları ile tek tek çalışırdım.

Aşağıdaki örnekte İngilizce terimler kullandım. Yurt dışındaki projelerdeki arkadaşlarımıza kolaylık olsun. Türkiye’deki çalışan arkadaşlarımız da İngilizcelerini öğrenmiş olsunlar.

İş programındaki altın kuralın hangi detayda çalışırsanız çalışın toplam süreyi doğru tahmin olmak olduğundan daha önce bahsetmiştik. İhale sürecini ister tek kalemde geçin, ister 3 aktivite ile, isterseniz 7 aktivite ile gösterin toplam süreyi gerçekçi tahmin etmelisiniz. Bu tip durumlarda benim uyguladığım yöntem “tüme varım”dır. ilgili, tekrarlayan işler için tipik bir ilişki tablosu kurar, onlara süreler tanımlar, toplam süreci bulmaya çalışırım. Konu ile ilgili aşağıdaki tabloyu inceleyebilirsiniz.

Aktivite - Süre(gün)
A.0.0 Tender Preparation (10)
 A.1.0 Tender Package (10)
  A.1.a Instructions for Subcontractors (10)
  A.1.b Work Descriptions (10)
  A.1.c Specifications (10)
  A.1.d Work Schedule (10)
  A.1.e Draft Contract (10)
  A.1.f Draft Quantities or Drawings (10)
 A.2.0 Tender List (10)
B.0.0 Tendering (38)
 B.1.0 Tender Announcement (1)
 B.2.0 Gathering Quotations (30)
 B.3.0 Evaluation (7)
C.0.0 Contracting (14)
 C.1.0 Last Negotiation (7)
 C.2.0 Signing of Contract (7)

Daha önce de dediğim gibi buradaki iş kalemleri ve süreleri tamamen tahmindir.

Hazırlayacağınız iş programının detayına göre aşağıdaki paternlerden birini programa ekleyebilirsiniz.

Buradaki en önemli nokta, daha önceki aşamalarda ihaleye çıkılacak iş paketlerinin oluşturulmuş ve stratejilerin belirlenmiş olmasıdır. İhale sürecinin iş programının oluşturulmasında ve ihale paketlerinin bütçelerinin oluşturulup alınan teklifler ile karşılaştırılmasının önündeki en büyük engel “İş paketleri”nin oluşturulup hangisinin, hangi kapsam ile ihale edileceğinin kararlaştırılmamasıdır. Bu noktada projenin üst seviye yöneticilerine büyük görev düşmektedir.

İş Programı Hangi Detayda Hazırlanmalı?

İş programı hazırlarken, cevaplanması gereken önemli sorular vardır. Sorulardan en önemlisi iş programının hangi detayda hazırlanacağıdır. İş programında kullanacağınız detay derecesini belirlemenize yardımcı olacak faktörleri şu şekilde sıralayabiliriz; 

1. İş programının hazırlanması için verilen süre

2. İş programının takibi ve güncellemesi için çalışacak olan planlama ekibi ve ilerleme takip sistemi

3. Bilgi

Hiç bir zaman size ihtiyacınız olan süreden fazlası verilmez, hatta çoğu zaman çok sıkışık takvimler ile çalışmanız gerekir. Elinizdeki sürenin değerlendirmesini yapmak ve iyi kullanmak için, "iş programı hazırlanmasının  iş programı" nın hazırlandığı olmuştur.

Firmanın ilerleme takip sisteminin olmaması ve planlama ile ilgilenen teknik kadro sayısının yetersiz  olması da iş programındaki detayı düşüren önemli etkenlerdendir. Bir hafta/ay sonraki güncellemesini yapamayacağınız iş programı hangi detayda olursa olsun çöpe gider. İş programında sizi dizginleyecek olan "Güncelleyebilir miyiz?" "Nasıl güncelleriz?" sorularını sık sık kendinize ve ekibinize sormayı ihmal etmeyin.

İş programının birincil amacı da "bilinmeyenlerin" yönetilmesidir. Bu nedenle ilk defa iş programı hazırlanacak bir projede kısıtlı ve eksik bilgi ile çalışmak çok doğaldır. Kısıtlı bilgiye sahip olunan kritik konularda, olabildiğince çok soru sormak proje ekibini yönlendirecek ve düşündürecektir. İş programınızı metinsel olarak tanımladığınız ve anlattığınız giriş bölümünde, sorulan sorulara alınan cevapları "Varsayımlar" adı altında paylaşmanız, kimi zaman sayfalarca hazırlanmış iş programlarından çok daha faydalı olacaktır.

Diğer taraftan bilginin kısıtlı olması nedeniyle programdaki detayın da az olması normaldir. Literatürde, hazırlanan iş programın kısıtlı detaya sahip olması ve zamanla yaklaşan işlerin belirsizliklerinin azalması ile detaylandırılması yöntemine bir ad verilmiş “Rolling Wave”. İşleri baştan kabaca, gerekli zaman ve önemli kaynakları belirleyerek planlamak ve ilgili imalat yaklaştıkça detaylandırmak, bir iş programı geliştirme metodudur. 

Ancak bu metodu uygularken aşağıda bahsettiğim planlamanın altın kuralına dikkat etmek önemlidir; ileride detaylandırılan işlerin toplam süresinin, daha önce tek kalem olarak tanımladığınız işin süresini geçmemelidir. Örnek için aşağıdaki çizimi inceleyebilirsiniz.

Bu bahsettiğimiz toplam süre tahmini, deneyimin ve öngörü yeteneğinizin konuştuğu noktadır. İşin uzmanlarından yardım almayı kesinlikle atlamayın.

Amacınız; eldeki bilginin, ekibin ve zamanın değerlendirmesini iyi yapıp, bu süre içinde üretilebilecek, proje ekibini yönlendirecek, en iyi programın hazırlamasıdır. Yukarıda anlatılan ana konular üzerinde yapacağınız çalışmalar, amacınıza ulaşmanızda size çok yardımcı olacaktır. İş programının hazırlanmasının ve takibinin bir ekip işi olduğunu hatırlatır, işlerinizde kolaylık dilerim. 

Sağlıcakla kalın.

İleri Seviye Dosya Tanımlama

Dosya isimlendirmenin/tanımlamanın ileri seviyesi mi olurmuş diye soruyor olabilirsiniz ama sektöre bakınca bu bölümü bu şekilde isimlendirmeyi uygun gördüm :)

Metadata’yı genel olarak veri hakkında bilgi olarak özetleyebiliriz. Bir dosyayı örnek verirsek; bu dosyanın içindekiler bizim için bir veridir. Dosyaya vereceğimiz isim ise bu veri hakkında bir bilgidir. Belki bugüne kadar hiç dikkat etmediniz ama dosyanın içerisindeki bilginin ne olduğu bugüne kadar sadece dosya adı ile tanımladık. (Dosya uzantılarını hali hazırda yazılımcılar tarafından kullanmaktaydı.) Durum böyle olunca upuzun dosya isimleri kaçınılmaz oldu. İşletim sistemlerinin izin verdiği ölçüde uzattık biz de dosya isimlerini. “Havaalanı Terminal 3012 Elektrik İşleri – Alçak Gerilim Gerçekleşen ve Planlanan Montaj İşleri Yüzde İlerlemeleri.xlsx”

“Metadata” (üstveri) kavramını biraz detaylı incelemek isteyenler aşağıdaki linkten sayfaları okuyabilirler;

http://www.google.com.tr/search?hl=tr&safe=active&q=metadata+nedir%3F&aq=f&aqi=&aql=&oq=

Gelin dosyanın içerdiği veri hakkındaki bilgiyi dosya ismi haricinde bir yerlere daha yazalım. Aramalarımız daha kolay olsun. Dosyayı kullanan insanlar daha fazla veri hakkında bilgi edinsinler.
Örnek verecek olursak. Aylık olarak hazırladığınız “İlerleme Özeti” diye bir yazı var. Her ayın sonunda hazırlıyorsunuz.

Metni yazdınız. Yayımlamaya hazır. Sol üstteki “Windows” tuşuna gelin. Açılan menüden “Prepare” çıkan seçeneklerden de “Properties”i seçin.

Bir kutu açıldığını göreceksiniz. “Author”, “Title”, “Subject”, “Keywords”, “Category”, “Status” ve “Comments” bölümlerini başlıkları ile alakalı bir şekilde doldurabilirsiniz.

Eğer “Document Properties” yazan yere tıklayıp “Advanced Properties”i seçerseniz. Daha ilginç ve kullanışlı bir yer gelir karşınıza.

Hazırladığınız dokümana istediğiniz bilgileri girebilirsiniz. Mesela ben “Proje Alanı” adında bir bilgi tanımladım ve “Value” olarak “Genel” dedim. Burada ustalık artık size kalıyor. İsterseniz teknik ofis personelinin adını tek tek buraya girmelerini sağlar ve kişi bazında dosya araması yapabilirsiniz.

Bunların dışında. Dosyayı kapatıp, işletim sistemine döndüğünüzde, dosyanın üzerine sağ tıklayıp “Properties”i seçtiğinizde de ilgili bilgi tanımları ve değerlerine ulaşabiliyorsunuz.

İnşaat İşlerinde Günlük, Haftalık ve Aylık Faaliyet Raporları

Her işin klasiğidir, yaptığını raporla ve raporladığını yap. İnşaat işlerinde de raporlamak proje için önemli bir yere sahiptir. İşin yapısı gereği, proje ile ilgili çalışanların geniş bir coğrafyaya yayılmış olması, bilgi paylaşımını ve takibini zorlaştırmaktadır. Bu nedenle görsel ve yazılı raporlamalar büyük önem taşır. Projenin yazılı bir geçmişinin olması ise olmazsa olmazdır. Lakin bu raporlar gerekli sadelik ve etkileyiciliğe sahip olmaz ise e-posta kutularına düştüğü gibi, sırf okunmuş gözüksün diye, üzerine bir kez tıklanır ve bırakılır.

Amaca yönelik raporlar için cevaplandırılması gereken sorular şunlardır;
1. Aylık, haftalık ve günlük faaliyet raporları nasıl ilgi çekici yapılabilir?
2. Bu raporlardaki yayınlanacak bilgiler neler olmalı ve nasıl yayımlanmalıdır?

Faaliyet raporları için evrensel bir şablon oluşturmanın imkansız olacağı kesindir, ama genel hatları ile konuyu sorgulamak ve bu konu üstünde beyin jimnastiği yapmak oldukça yararlıdır.

Faaliyet raporlarını ayrı ayrı inceleyeceğiz ama öndelikle 3’ü içinde geçerli olan tespitlerde bulunalım.

Bir raporun ilgi çekici olması, bir sonuçtur. Bu sonuca ulaşmak için de bazı özelliklere sahip olması gerekir. İnşaat işlerindeki faaliyet raporlarını incelerken incelememizi 3 ana başlığa böleceğiz; fotoğraflar, sayfa sayısı ve bilgi.

Fotoğraflar: Her seferinde aynı yerden çekilmelidir. Bu nedenle projenin ilerleyen safhalarındaki görünüş hayal edilmeli ve görsel olarak karşılaştırmaya uygun yerlerden fotoğraf çekilmelidir. Geniş açı fotoğraflar, şantiyeyi sık sık ziyaret edemeyen kişiler için konuyu ve yeri algılamayı kolaylaştıracaktır. İmalatın olmadığı ilgisiz yerlerden fotoğraflara en azından günlük ve haftalık raporlarda yer verilmemelidir.

Sayfa Sayısı: Sayfa sayısı olabildiğince az olmalıdır. Sayfanın her boşluğu olabildiğince iyi değerlendirilmelidir.

Bilgi: Raporlarda paylaşılacak bilgi, rapor türüne göre değişiyor olsa da, ortak özellik olarak gerekli, ölçülebilir, işlenebilir olması şarttır. Grafiksel anlatım ise algılama süresini kısaltacaktır.

Bugünkü yazının asıl amacının genel çerçeveyi çizmek olması ve yazıyı fazla uzun tutmamak için günlük faaliyet raporu, haftalık faaliyet raporu ve aylık faaliyet raporu ayrı ayrı başlıklar altında incelenecektir.

Sağlıcakla kalın.

Dosya İsimlendirme

Sadece teknik ofislerde değil tüm ofislerde dijital dokümanlarda uygulanması basit ama bir o kadar özensiz davranılan konuların başında dosya isimlendirmesi gelir.

Her ne iş yapıyorsanız yapın, hazırladığını dokümanı kullanacak kişilerin amacını ve nasıl kullanacaklarını öğrenmeniz sizin açınızdan fark yaratacak, bu işe verdiğiniz özeni ve farkındalığınızı gösterecektir.

Periyodik olarak gönderdiğiniz şantiye faaliyet raporlarınızın adı “Haftalık Rapor.xlsx”, “Aylık Rapor.pdf” veya “Günlük Rapor.doc” v.b. ise, sizin bu yazımı okuyarak acilen harekete geçmeniz gerekecektir.

Aslında “Doküman Kontrol” hatta “Content Management” gibi daha geniş konulara kadar uzanan bu örneğimizde işi bu kadar büyütmeden 3 aşamada dosya ismini nasıl kullanışlı ve düzgün bir şekilde vereceğimize değineceğiz.

Yayımladığınız doküman/raporların isimleri yukarıda verdiğim örneklerdeki gibi yanlış bir şekilde verildiğine göre bir doküman numaralandırma sisteminiz olmadığını düşünüyorum.(Zaten bu yazıda da bu varsayımı yaparak sizinle bazı ipuçlarını paylaşmak istedim.)

3 aşamadan bahsedelim;

1) Çalıştığınız projenin firmanın tek projesi olmadığını düşünür ve merkez ofistekilerin sizin gibi diğer şantiyelerden gelen raporları da “Günlük Rapor.doc” olarak aldığını düşünürsek. Bu raporları toplayan arkadaş, bu dokümanları toplayıp dosya isimlerine birer proje kodu ekleyeceği açıktır. İşte bizde birinci aşamada bunu yapacağız. Dosyanın başına projenizin kodunu yazacağız.

“Yalova Havaalanı Projesi” = YHP

“YHP Günlük Rapor.doc”

2) ikinci aşamada, dokümanın içeriğini “kısa” “net” ve “anlaşılır” olarak dosya ismine yazacağız. “Günlük Rapor”, “Puantaj”, “Betonarme İş Programı” v.b. Projenin İş Kırılım Yapısı (WBS) ya da mahalleri, sistemli bir şekilde bu kısımda yazılabilir. “Apron-Betonarme İş Programı”, “Terminal Binası-Elektrik İşleri” v.b. Örneğimizde bu zaten mevcut.

3) Üçüncü aşamada ise her projenin en önemli başarı parametresi olan “zaman” bilgisini gireceğiz. Bu bilgi inşaat işlerinde genellikle “gün” olarak girilir ama iş programı ile ilgili yoğun çalışmalar yaptığımda saat ve dakika bilgisini girdiğimi de ifade etmek isterim. Buradaki kritik nokta ise zaman bilgisi olarak tarihi TERS yazacağız, saat bilgisini (gerekirse)ise 24 saatlik ölçü birimleri ile DÜZ yazacağız ki; benzer dokümanları aynı klasörde topladığımızda işletim sistemi dosyalarımızı zaman sırasına dizsin.

“YHP Günlük Rapor 2011.03.17.xlsx”

“YHP Betonarme İş Programı 2011.03.17 1442.prx” v.b

Dosya isimlerinde tarihi ters yazmak özellikle fotoğraflarda çok işinize yarayacaktır.

Bu üç konuya dikkat ederseniz, dijital ortamda dosyalamalarınızın daha derli toplu olduğunu ve aradığınızı artık kolaylıkla bulduğunuzu göreceksiniz. Sizinle birlikte çalışan arkadaşlarınızın da gereksiz zaman kaybını önlemiş olacaksınız.

Teknik Ofis Yapılanması Nasıl Olmalı?

Teknik Ofislerin yapıları, görev ve yetkileri şirketten şirkete değişiklik gösterse de en temelde, teknik ofisten beklenen işleri aşağıdaki gibi sıralayabiliriz:

1. İş Programı Hazırlanması ve Takibi

2. İlerleme Takibi ve Performans Değerlendirme

3. Bütçe Hazırlanması ve Takibi

4. Sözleşme Hazırlanması ve Yönetilmesi

5. Metraj, Hakediş ve Kesin Hesapların hazırlanması

Bunlara ek olarak Teknik Ofis denetiminde olmasının hız ve performans getirdiği işler şunlardır:

6. Doküman Kontrol

7. Satınalma

Temel beklentiyi karşılayacak teknik ofis yapılanmasınıi Kapsamlı ve Basit olmak üzere iki ayrı grupta inceleyebiliriz.

Kapsamlı Teknik Ofis Yapılanması

Bu yapılanmanın, proje keşif tutarının göreceli olarak yüksek olduğu (50 Milyon USD ve üzeri), bilinçli bir işveren ve müşavir firmanın bulunduğu projelerde kurulması mantıklı olacaktır. Toplam 8 mühendis ve 2 teknikerden oluşur.

Basit Teknik Ofis Yapılanması

Bu yapılanmanın, proje keşif tutarının göreceli olarak düşük olduğu (50 Milyon USD altı), işveren ve müşavirin sadece işin bitirilmesi ile ilgilendiği projelerde kurulması mantıklı olacaktır. Toplam 3 iş bitirici mühendisten oluşur :)

Teknik Ofis Personel Özellikleri

Teknik Ofis’teki her personel teknik olarak donanımlı, yeniliğe ve araştırmaya açık olmalıdır. Bir saha elemanının aklından geçenleri tahmin edebilmeli ve onun hissettiklerini hissetmelidir. Gerektiğinde hiç bilmediği bir konuda bile mantıklı teknik sorular sorabilmeli, konuyu aydınlatacak bilgiler toplayabilmelidir. Yoğun stres altında çalışabilmeli ve astlarına bu stresi yansıtmadan konuyu yönetebilmelidir. (Yoksa günümüzdeki her teknik ofis personeli gibi mide hastası olur.)

	Meslek	Deneyim (yıl)	Bilgi	İleri Seviye	Orta Seviye	Düşük Seviye
Teknik Ofis	Mühendis	5-10	Proje Yönetimi Teorisi ve Uygulaması, Sözleşme Yönetimi, Veritabanı mantığı	Ofis Programları, Primavera/Ms Project	AutoCAD	Veritabanı programları
Maliyet ve Planlama	Mühendis	4-5	Proje Yönetimi Teorisi, Veritabanı mantığı, Sözleşme Yönetimi	Ofis Programları, Primavera/Ms Project	-	-
Planlama	Mühendis	2	Proje Yönetimi Teorisi, Veritabanı mantığı	Ofis Programları, Primavera/Ms Project	-	-
Maliyet	Mühendis	2	Proje Yönetimi Teorisi, Veritabanı mantığı	Ofis Programları, Primavera/Ms Project	-	-
İlerleme	Mühendis	2	Proje Yönetimi Teorisi, Veritabanı mantığı	Ofis Programları, Primavera/Ms Project	-	-
Sözleşme	Mühendis	4-5	Proje Yönetimi Teorisi, Veritabanı mantığı, Sözleşme Yönetimi	Ofis Programları	-	AutoCAD, Primavera/Ms Project
Sözleşme	Mühendis	2	Proje Yönetimi Teorisi, Veritabanı mantığı, Sözleşme Yönetimi	Ofis Programları	-	AutoCAD, Primavera/Ms Project
Hakediş ve Kesin Hesap	Mühendis	4-5	Proje Yönetimi Teorisi, Veritabanı mantığı	AutoCAD	Ofis Programları	Primavera/Ms Project
Hakediş ve Kesin Hesap	Tekniker	5-10	Veritabanı mantığı	AutoCAD	Ofis Programları	Primavera/Ms Project
Hakediş ve Kesin Hesap	Tekniker	5-10	Veritabanı mantığı	AutoCAD	Ofis Programları	Primavera/Ms Project