Dosya İsimlendirme

Sadece teknik ofislerde değil tüm ofislerde dijital dokümanlarda uygulanması basit ama bir o kadar özensiz davranılan konuların başında dosya isimlendirmesi gelir.

Her ne iş yapıyorsanız yapın, hazırladığını dokümanı kullanacak kişilerin amacını ve nasıl kullanacaklarını öğrenmeniz sizin açınızdan fark yaratacak, bu işe verdiğiniz özeni ve farkındalığınızı gösterecektir.

Periyodik olarak gönderdiğiniz şantiye faaliyet raporlarınızın adı “Haftalık Rapor.xlsx”, “Aylık Rapor.pdf” veya “Günlük Rapor.doc” v.b. ise, sizin bu yazımı okuyarak acilen harekete geçmeniz gerekecektir.

Aslında “Doküman Kontrol” hatta “Content Management” gibi daha geniş konulara kadar uzanan bu örneğimizde işi bu kadar büyütmeden 3 aşamada dosya ismini nasıl kullanışlı ve düzgün bir şekilde vereceğimize değineceğiz.

Yayımladığınız doküman/raporların isimleri yukarıda verdiğim örneklerdeki gibi yanlış bir şekilde verildiğine göre bir doküman numaralandırma sisteminiz olmadığını düşünüyorum.(Zaten bu yazıda da bu varsayımı yaparak sizinle bazı ipuçlarını paylaşmak istedim.)

3 aşamadan bahsedelim;

1) Çalıştığınız projenin firmanın tek projesi olmadığını düşünür ve merkez ofistekilerin sizin gibi diğer şantiyelerden gelen raporları da “Günlük Rapor.doc” olarak aldığını düşünürsek. Bu raporları toplayan arkadaş, bu dokümanları toplayıp dosya isimlerine birer proje kodu ekleyeceği açıktır. İşte bizde birinci aşamada bunu yapacağız. Dosyanın başına projenizin kodunu yazacağız.

“Yalova Havaalanı Projesi” = YHP

“YHP Günlük Rapor.doc”

2) ikinci aşamada, dokümanın içeriğini “kısa” “net” ve “anlaşılır” olarak dosya ismine yazacağız. “Günlük Rapor”, “Puantaj”, “Betonarme İş Programı” v.b. Projenin İş Kırılım Yapısı (WBS) ya da mahalleri, sistemli bir şekilde bu kısımda yazılabilir. “Apron-Betonarme İş Programı”, “Terminal Binası-Elektrik İşleri” v.b. Örneğimizde bu zaten mevcut.

3) Üçüncü aşamada ise her projenin en önemli başarı parametresi olan “zaman” bilgisini gireceğiz. Bu bilgi inşaat işlerinde genellikle “gün” olarak girilir ama iş programı ile ilgili yoğun çalışmalar yaptığımda saat ve dakika bilgisini girdiğimi de ifade etmek isterim. Buradaki kritik nokta ise zaman bilgisi olarak tarihi TERS yazacağız, saat bilgisini (gerekirse)ise 24 saatlik ölçü birimleri ile DÜZ yazacağız ki; benzer dokümanları aynı klasörde topladığımızda işletim sistemi dosyalarımızı zaman sırasına dizsin.

“YHP Günlük Rapor 2011.03.17.xlsx”

“YHP Betonarme İş Programı 2011.03.17 1442.prx” v.b

Dosya isimlerinde tarihi ters yazmak özellikle fotoğraflarda çok işinize yarayacaktır.

Bu üç konuya dikkat ederseniz, dijital ortamda dosyalamalarınızın daha derli toplu olduğunu ve aradığınızı artık kolaylıkla bulduğunuzu göreceksiniz. Sizinle birlikte çalışan arkadaşlarınızın da gereksiz zaman kaybını önlemiş olacaksınız.