İnşaat İşlerinde Günlük, Haftalık ve Aylık Faaliyet Raporları

Her işin klasiğidir, yaptığını raporla ve raporladığını yap. İnşaat işlerinde de raporlamak proje için önemli bir yere sahiptir. İşin yapısı gereği, proje ile ilgili çalışanların geniş bir coğrafyaya yayılmış olması, bilgi paylaşımını ve takibini zorlaştırmaktadır. Bu nedenle görsel ve yazılı raporlamalar büyük önem taşır. Projenin yazılı bir geçmişinin olması ise olmazsa olmazdır. Lakin bu raporlar gerekli sadelik ve etkileyiciliğe sahip olmaz ise e-posta kutularına düştüğü gibi, sırf okunmuş gözüksün diye, üzerine bir kez tıklanır ve bırakılır.

Amaca yönelik raporlar için cevaplandırılması gereken sorular şunlardır;
1. Aylık, haftalık ve günlük faaliyet raporları nasıl ilgi çekici yapılabilir?
2. Bu raporlardaki yayınlanacak bilgiler neler olmalı ve nasıl yayımlanmalıdır?

Faaliyet raporları için evrensel bir şablon oluşturmanın imkansız olacağı kesindir, ama genel hatları ile konuyu sorgulamak ve bu konu üstünde beyin jimnastiği yapmak oldukça yararlıdır.

Faaliyet raporlarını ayrı ayrı inceleyeceğiz ama öndelikle 3’ü içinde geçerli olan tespitlerde bulunalım.

Bir raporun ilgi çekici olması, bir sonuçtur. Bu sonuca ulaşmak için de bazı özelliklere sahip olması gerekir. İnşaat işlerindeki faaliyet raporlarını incelerken incelememizi 3 ana başlığa böleceğiz; fotoğraflar, sayfa sayısı ve bilgi.

Fotoğraflar: Her seferinde aynı yerden çekilmelidir. Bu nedenle projenin ilerleyen safhalarındaki görünüş hayal edilmeli ve görsel olarak karşılaştırmaya uygun yerlerden fotoğraf çekilmelidir. Geniş açı fotoğraflar, şantiyeyi sık sık ziyaret edemeyen kişiler için konuyu ve yeri algılamayı kolaylaştıracaktır. İmalatın olmadığı ilgisiz yerlerden fotoğraflara en azından günlük ve haftalık raporlarda yer verilmemelidir.

Sayfa Sayısı: Sayfa sayısı olabildiğince az olmalıdır. Sayfanın her boşluğu olabildiğince iyi değerlendirilmelidir.

Bilgi: Raporlarda paylaşılacak bilgi, rapor türüne göre değişiyor olsa da, ortak özellik olarak gerekli, ölçülebilir, işlenebilir olması şarttır. Grafiksel anlatım ise algılama süresini kısaltacaktır.

Bugünkü yazının asıl amacının genel çerçeveyi çizmek olması ve yazıyı fazla uzun tutmamak için günlük faaliyet raporu, haftalık faaliyet raporu ve aylık faaliyet raporu ayrı ayrı başlıklar altında incelenecektir.

Sağlıcakla kalın.