Çıktı ve Yazıcı Ayarları

Kelime işleme, tablolama, grafik işleme, sunum hazırlama, veritabanı oluşturma v.b. işlerde hangi yazılımı (Open Office, MS Office) kullanırsanız kullanın, istediğinizde çalışmalarınızı uygun bir şekilde kağıda dökebilmeniz önemlidir. İlgili kişiler, çoğu zaman çalışmalarınızı basılı kopyalar üzerinden inceleyeceklerdir.
Bu yazımızda, birçok yazılımda ve yazıcıda ortak olan yazdırma ayarlarından bahsedeceğiz. (Örneklerimizi Microsoft (MS) ürünleri üzerinden vereceğim. MS kullanımının yaygın olması ve kullanıcılarının bilgisayar temel bilgilerindeki eksiklik, bu kararı almama neden oldu.) Bu sayede, çıktı ve yazıcı üstündeki kontrolünüz artacak, dosyalarınızı istediğinizi gibi yazdırabileceksiniz.

Yazılımlarda “Yazdır” (Print) komutu ile karşınıza gelen arayüz

MS Word

MS Excel

MS PowerPoint

Belki daha önce dikkat etmemiştiniz ama bu üç programda da yazdır tuşuna tıkladığınızda karşınıza gelen arayüzde ortak kırılımlar var.  Bunlar “Printer”, “Print (Page) Range”, “Copies” ana grupları, bunların yanı sıra “Print what” ve “Print”in de ortak olduğunu görebilirsiniz. PowerPoint’de bunlara ek olarak “Handouts”,  Ms Word de ise “Zoom” ana bölümü mevcut. Kullandığınız bütün diğer yazılımlarda yazıcı ayarlarında bu ana bölümler olacak, sanmayın ki farklı bir şey çıkacak karşınıza. Şimdi gelin bu ana bölümlerin ne işe yaradıklarına yüzeysel bir bakalım. Bu ana bölümleri ve mantıklarını iyi öğrendiğiniz zaman her türlü yazılımda çıktı ayarı yapabilir hale geleceksiniz.

1.    Printer (Yazıcı)
“Printer”  ana bölümünde, adından da anlaşılacağı gibi yazıcı ayarları yapılıyor. Bu ana grupta bulunan “Name”, ”Properties”, “Status”, “Type”, “Where”, “Find printer”,  “Comment” ve “Print to File” başlıkları hep yazıcı ile ilgilidir. “Status”; yazıcının durumu, “type”; yazıcının tipi v.b. bölümler ait oldukları ana grupların özellikleridir. Basit ve küçük bir ayrıntı gibi gelebilir, yalnız bu ayrıntıyı kaçırdığınız için bir arayüzün size verdiği veya sizden istediği veriyi anlamayabilirsiniz.

a.    Name: Bilgisayarınızda kurulu yazıcılar burada listelenir ve siz bunlardan birini seçersiniz. Ekranda gördüğünüz her başlık ve bilgi seçtiğiniz yazıcı ile ilgili size gösterilir. Kullandığınız yazılım, seçilen yazıcıdan çıktı almak istediğinizi ve gerekli ayarlamaları o yazıcıda uygulaması gerektiğini anlar.

b.    Properties: Name ile seçilen yazıcının kendine özel kullanıcı arayüzüdür. Yazcının kendine has birçok ayarı buradan yapılabilir; çift taraflı baskı, zımbalama, delme, spiralleme v.b. Bu yazıda her ayar tek tek incelenmese de, genel bir fikir kazandıracak bilgiler verilecektir.

Yukarıdaki “Properties” görüntülerinin iki farklı yazılımdan aldım. (Ms.Word ve Excel) İkisi de aynı, yazıcı özelliklerini gösteriyor. Arayüzlerin aynı olmasının sebebi; hangi programı kullanırsanız kullanın “Properties” ile artık yazıcının kendisi ile yüz yüze olmanız.
Asıl değinmek istediğim konu; farklı yazıcıların “Properties” ayarlarını incelediğinizde, birçok ortak ayarının olduğunu, bazı özel özellikler (delme, zımbalama, spiralleme v.b.) hariç günlük ofis işlerinizde kullandığınız özelliklerin neredeyse bir standart haline geldiğini göreceksiniz.

Özellikler her nekadar standart haline gelse de, yazıcı üreticileri kullandıkları sürücü yazılımlarındaki arayüzlerde, ilgili ayarları gruplayacak ortak bir standarda geçememişler. Bu nedenle “yatay yazdırma” gibi basit ayarlar kimi yazıcıda “Layout” menüsünde bulunurken, diğerinde “Setup” menüsünde bulunuyor. Önemli olan ilgili yazıcının menülerini inceleyerek, istediğiniz özellikle ilgili anahtar sözcükler aramanız. (Lanscape, portrate, page per side, çoklu sayfa v.b.)

c.    Status: Seçtiğiniz yazıcının durumu hakkında bilgi veren başlıktır. “Ready”, “Paused”, “Paper Jam” v.b. yazıcının durumunu gösteren birçok standart yazıcı durumu vardır. Sizin için “Idle” ya da “Ready” yazması çıktı alabilmeniz için yeterlidir. Eğer faklı bir durum yazısı varsa, Google’da arayıp ne anlama geldiğini öğrenebilirsiniz.

d.    Type: Yazıcının marka ve modelini gösterir. Bu bilgide yazıcınızın, lazerli mi, püskürtmeli mi, renkli mi olduğu gibi bilgiler de yazmaktadır.

e.    Where: Yazıcının bilgisayar ile iletişim noktasını yazar. Bu bir port (LPT) olabildiği gibi, IP de olabilir.

f.    Find Printer: Bilgisayarınıza takılı ve ya ağa tanımlı yazıcıları bulup kullanmanızı sağlar.

2.    Print (Page) Range [Yazdırma (Sayfa) Alanı]
Sayfalarca hazırladığınız dokümanlarda her zaman tüm çalışma sayfalarını yazdırmak istemeyebilirsiniz. Yazılıma hangi sayfaları yazdırmak istediğinizi belirttiğiniz ana ayar grubu burasıdır. “All” (hepsi), “Current Page” (Mevcut Sayfa), “Page(s)” (sayfalar) ya da “Selection” başlıklarında belirteceğiniz sayfalar yazdırılır. Varsayılan olarak “All” seçilidir ve çalışmanızın tamamını yazdırır. “Current Page”; monitörünüzde görüntülenen sayfayı yazdırır. “Selection” fare ile seçtiğiniz kısmı yazdırır. “Page(s)” ise belirteceğiniz tek tek sayfaları ya da sayfa aralıklarını yazdırmanızı sağlar. Tek tek ya da sayfa aralığı yazdırılması konusunda, bir örnek arayüzde de verilmiştir.

Type page numbers and/or page ranges separated by commas counting from the start of the document or the section. For example, type 1,3, 5-12 or p1s1, p1s3-p8s3.

Türkçesi: Sayfa numaralarını ve/veya sayfa aralıklarını virgule ile ayırarak doküman ya da bölüm başından sayarak yazınız. Örnek, 1,3, 5-12 ya da p1s1, p1s3-p8s3.

Örneği açıklarsak

“Pages” kutucuğuna yazılan “1,3,5-12” ile yazdırılacak sayfalar; 1. Sayfa, 3.Sayfa, 5.Sayfa, 6. sayfa, 7. sayfa, 8. sayfa, 9. sayfa, 10. sayfa, 11. sayfa ve 12. sayfa olacaktır.

3.    Copies (Kopyalar)
Dokümanınızdan kaç kopya bastırmak istiyorsanız, bilgisini buraya sayı olarak girersiniz. Bir toplantı gündemi hazırladıysanız ve bunu 6 kişilik bir toplantıda kullanacaksanız, toplantı gündemini 6 kopya olarak basarsınız.

“Harmanla” olarak Türkçe’ye çevrilmiş olan “Collate”; yazdırdığınız dokümandaki sayfaların grup grup sıralanmasını sağlar.

Arayüzdeki sayfa animasyonları durumu oldukça güzel açıklıyor.

Harmanla (Collate) seçili.

Harmanla (Collate) seçili değil.

 Çok sayfalı bir raporun 1 den fazla kopyasını bastırırken alırken bu seçeneği işaretlemeyi unutmamanızı öneririm.

4.    Print What (Ne yazdır)
“Ne yazdır?” İlk bakışta saçma bir soru veya ayar gibi gelebilir.  Yalnız her zaman yazdırmak istediğiniz, dokümanınızın kendisi olmayabilir. “Doküman Özellikleri”, “Doküman Üzerindeki Notlar” ve kullandığınız yazılıma göre birçok farklı bilgiyi de yazdırabilirsiniz.

Handouts (El broşürleri) : MS PowerPoint yazılımında mevcut olan bir seçenektir. Hazırladığınız sunum dosyasındaki yansıların (slides) bir kaçını tek bir sayfaya yazdırarak el broşürü oluşturabilirsiniz. Bu sayede katılımcıların konuyu takip etmesini ve ilgili yerlere not almasını kolaylaştırabilirsiniz.

5.    Print (Yazdır)
Bu seçenek, bastıracağınız dokümanınızdaki (sayfa aralığındaki) tek sayfaları ve ya çift sayfaları yazdırabilmenizi sağlar.

6.    Zoom (Ölçek)
MS Word’de mevcut olan bu seçenek ile bir yazıcınızdaki her kağıt yaprağına birden fazla sayfa yazdırabilirsiniz. Diğer yazılımlarda bu ayar yazıcı ayarlarında mevcut iken MS word’de kolaylık olması açısından bu seçeneği yazdırma ayarlarına da koymuşlar. Bazılarınızın aklına şu soru gelmiş olabilir; hem yazıcıdan hem de yazdırma arayüzünden “2 pages per sheet” (her yaprağa 2 sayfa) seçersek ne olur? Şimdi denedim her yaprakta 4 sayfanız oluyor :). Yani, her iki ayardan sadece birinde “4 pages per sheet” seçmişsiniz gibi oluyor.

Yazımızın sonuna geldik. Daha önce “print” (yazdır) komutuna tıkladığınızda karşınıza çıkan, tüylerinizi diken diken eden o arayüzü, bu yazıyı okuduktan sonra daha iyi anlayacağınızdan ve artık o kadar gerilmeyeceğinizden eminim.

Bir sonraki yazımda görüşmek dileğiyle.
Sağlıcakla kalın.