Veritabanı Mantığı

Giriş

Veritabanı mantığı, özellikle bilgisayar ortamında yüklü bilgi kümeleri ile çalışan, yorumlayan ve yönetenler için büyük zaman ve emek tasarrufu sağlayacak bir mantıktır. Veritabanı oluşturulması sırasında uygulanan bazı yöntemlerin, günlük çalışmalara yansıtılması anlamını içerir. İşi çok karıştırmaya gerek yok, kendi odanızı ya da ofisinizi nasıl derli toplu tutuyorsanız, ofiste klasörleri sistemli bir şekilde nasıl güncelliyorsanız bu disiplinli çalışmayı, bilgisayar ortamında da sağlayabilirsiniz.

Excel veya diğer tablolama programlarını yoğun şekilde kullanan kişilerde veritabanı mantığı ihtiyacı kendiliğinden oluşmaktadır. Sürekli farklı toplamlar, ortalamalar, saymalar hesaplayan, filtreler kullanan kişi tarafından bazı tablolama gerekleri oluşmaktadır.

Her zamanki gibi, konunun detayına girmeyeceğim. Bize gerekli olan kısımdan bahsedip, ileri seviye çalışma ve araştırmalarınızı size bırakacağım.

Veritabanı nedir?

İsmini duyunca korkmanıza gerek yok. Türk Dil Kurumu (TDK)’nun tanımına bakalım, gayet basit, güzel;

“Bilgisayar kullanımında çözüme erişmek için işlenebilir duruma getirilmiş bilgi ortamı.”

(TDK “veri tabanı” olarak ayrı yazılması gerektiğini söylese de genel kullanım olan “veritabanı” yazımını tercih ediyorum)

Vikipedi ise;

“Veri tabanı düzenli bilgiler topluluğudur. Kelimenin anlamı bilgisayar ortamında saklanan düzenli verilerle sınırlı olmamakla birlikte, daha çok bu anlamda kullanılmaktadır. Bilgisayar terminolojisinde, sistematik erişim imkânı olan, yönetilebilir, güncellenebilir, taşınabilir, birbirleri arasında tanımlı ilişkiler bulunabilen bilgiler kümesidir. Bir başka tanımı da, bir bilgisayarda sistematik şekilde saklanmış, programlarca işlenebilecek veri yığınıdır.”

olarak tanımlamış.

Kritik noktalar; bilginin işlenebilir olması, sistematik erişim imkanı, yönetilebilir, güncellenebilir, taşınabilir, birbirleri arasında tanımlı ilişkiler bulunması

Sistemli erişim imkanı, yönetilebilir, güncellenebilir, taşınabilir bir veritabanı oluşturmanın (modellemenin) belki sayısız yolu vardır. Ama genel anlamda kabul görmüş ve mevcut problemlerin çözümlerinde kullanılmış belli başlı veritabanı modelleri mevcuttur. Bunlar; Düz (Flat) Model, Hiyerarşik (Hierarchical) Model, Network (Ağ) Modeli, İlişkisel (Relational) Model’dir. Farklı kaynaklarda farklı isimlerle anılabilirler ve yorumlanabilirler.

Veritabanı Modelleri

Düz (Flat) Model: Düz Model veritabanı olarak kabul edilmeyebilir ama aslında 2 boyutlu bir dizidir (tablo). Kolon ve satırlardan oluşur. Kolonlar benzer değerleri gösterirken, satırlar tek bir kaydı (nesneyi) gösterir.

Karışık anlatımlara bakmayın, size de tanıdık gelmiştir. Bildiğimiz, alıştığımız ve kullandığımız tablolama programlarını anlatıyor, bildiğimiz Excel.

Hiyerarşik (Hierarchical) Model: Bu modelde veri, ağaca benzeyen bir yapıda tutulur. Her veriye bağlı bir üst, bir alt veri bulunabilir. Alt veri sadece tek bir üst veriye bağlanabilirken, bir üst veri birçok alt veriye bağlanabilir. Bu nedenle üst veriye aile (parent), alt veriye de çocuk (child) benzetmesi yapılır. Bir ailenin birden çok çocuğu olabilirken, bir çocuğun birden çok ailesi olamaz.

Şantiyelerdeki organizasyon şemaları bu veri modelinde oluşturulmalıdır. Ağ Modeli ile değil!

Network (Ağ) Modeli: Ağ modelinde veri düğümlerden ve bunları birleştiren bağlantılardan oluşur. Bir su şebekesine benzetebiliriz. Aile-çocuk ilişkisi dışında hiyerarşik modele benzetilebilir.

İlişkisel (Relational) Model: Düz modeldeki gibi kayıt tablolarda tutulur. Düz modelden farklı olarak, birden fazla tablo oluşturulup, birbirlerine bağlanabilir. Bu nedenle veritabanı 2 boyuttan kurtulur ve sizin belirleyeceğiniz boyutta bilgiyi tablolarda tutabilirsiniz. Favori modelimdir :)

Ofis Çalışmalarında Veritabanı Mantığı

Yukarıda bahsedilen modellerden günlük çalışmalara düz ve ya ilişkilsel veritabanı modelini yansıtırsanız, zaman ve emek tasarrufu sağlayacağınız kesindir.

Veritabanı mantığını kullanmanın amacı nedir?

Az veri girişi: Az veri girişi, giriş yaparken az hata yapmak demektir, bu da elinizdeki bilgilinin tutarlı olmasını sağlar. Aynı zamanda az zaman ve emek harcamanız demektir.

İşlenebilirlik, Yönetilebilirlik: Elinizdeki veri ile cevaplanabilecek, çok farklı sorularla karşılaşabilirsiniz. İşlenebilirlik, belki düzensiz ve özensiz tutulmuş bir veritabanı ile günler alacak bir çalışmayı, saniyeler içinde yapabilirisiniz.

Güncellenebilirlik, Taşınabilirlik: Çoklu güncellemeler ve taşımalar yapmanız gerektiğinde sistemli tutulmuş veri, hata yapmanızı azalttığı gibi, zaman kazanmanıza yardımcı olacaktır.

Oluşturduğunuz tablolarda kolon ve satırların kullanımına dikkat edip, biraz planladıktan sonra tablolamaya başlarsanız, size getirisi büyük olacaktır. Herkesin aşina olduğu “Puantaj” konusundan bir örnek verelim.

Örnek:

Hayali şirketimizde 3 kişi çalışıyor olsun. Ahmet, Mehmet ve Ali. Puantaj bilgilerini tutacağız. Farklı yöntemler uygulayabiliriz.

1) Her biri için ayrı bir sayfa tutabiliriz.

(Aynı çalışma dosyasının farklı sayfalarının ayrı pencerelerdeki görünümüdür.)

Dezavantajı: Tarih bilgisini 3 (personel sayısı kadar) girmek zorundasınız. Bununla birlikte Personel sayısı ve ismi ile ilişkili veriler üzerinde hızlı çalışma yapamayız.

Mesela;

Haziran ayında izinli olanların listesi?

10 Haziran’a kadar kaç adam x gün (yevmiye) çalışma gerçekleşti?

İşinizi gücünüzü bırakın, tek tek her bir sayfayı inceleyip, ilgili yerleri yeni bir sayfaya kopyalayın bakalım. 3 kişi için bunu yapmanız belki mümkün ama 1000 çalışanın olduğunu bir şantiyeyi düşünün.

2) Ben de o zaman her bir gün için ayrı bir sayfa açarım.

Mantıken ne yapmış olduk, daha önce bir veri olarak değerlendirilmeyen “Personel” adını veritabanımıza kattık.

(Aynı çalışma dosyasının farklı sayfalarının ayrı pencerelerdeki görünümüdür.)

Yukarıdaki sorularımıza hala hızlı bir çalışma ile cevap veremiyoruz.

3) Olması gereken: Puantaj bilgisinin tek bir sayfada olması gerekli. Eğer tablonuzda farklı bilgiler de tutmak istiyorsanız (doğum günü, TC kimlik no v.b.) ilişkisel veritabanı modelini kullanabilirsiniz.

Haziran ayında izinli olanların listesi?

Filtre kullanarak: 3 kişi

10 Haziran’a kadar kaç adam x gün (yevmiye) çalışma gerçekleşti?

Saydırma fonksiyonu ile: 30 adam x gün.

Sonuç

Örneğimizi puantaj üzerinden verdik ama mantığı teknik ofisteki konulara da uygulayabilirsiniz. “Günlük Faaliyet Raporu” yazımızda bahsettiğimiz, sıcaklık, nem, hava durumu, alt yüklenici listesi, makine ekipman listesi, iş ilerlemesi, kilometre taşları listesi, HSE, QA/QC kayıtları, metraj bilgileri kesinlikle veritabanı mantığı ile tutulmalıdır. Özellikle metraj bilgilerinin veritabanı mantığı ile tutulması, bu konuda gelen sık ve farklı sorulara, hızlı ve tutarlı cevap vermenizi sağlayacaktır. Fiziksel ilerlemenin hesabının ve bütçenin de bu mantıkla oluşturulmasının faydaları örneklerle anlatılamaz. Dikkat etmeniz gereken, Düz ve ya İlişkisel veritabanını ilk oluşturur kolon (Field) isimlerine doğru karar vermeniz. Ufak bir beyin jimnastiği ve konu hakkındaki deneyiminiz size yardımcı olacaktır.

Konuya ilgi duyanların, Kerem Köseoğlu’nun Veritabanı Mantığı kitabını okumasını öneririm.

Sağlıcakla kalın.

Veritabanı Mantığı

Kerem Köseoğlu

Pusula Yayıncılık

Kifayetsiz Muhterisler

Bugün sizlerle, okumaktan zevk aldığım “Bütün Dünya” dergisinden alıntı bir yazıyı paylaşmak istiyorum. Dergiye ve arşivine http://www.butundunya.com/ adresinden ulaşabilirsiniz.

Okudukça aydınlanan, aydınlandıkça da karanlıktan korkmayan bir toplum olmamız dileğiyle.

Resimleyen: Turgut Keskin

“Bütün Dünya” dergisi Mart 2010

Psikolojide Nobel ödülü alan çalışma: Dunning-Kruger sendromu

Psikologlar Justin Kruger ve David Dunning’ in tarihe geçmelerine neden olan teorileri özetle, “cehalet, gerçek bilginin aksine, bireyin kendine olan güvenini artırır” der.

Metin çözme, araç kullanma, tenis oynama gibi çeşitli alanlarda yapılan araştırmaların sonucunda şu bulgulara ulaşılmıştır:

-Niteliksiz insanlar ne ölçüde niteliksiz olduklarını fark edemezler.

-Niteliksiz insanlar, niteliklerini abartma eğilimindedir.

-Niteliksiz insanlar, gerçekten nitelikli insanların niteliklerini görüp anlamaktan da acizdirler.

-Eğer nitelikleri, belli bir eğitimle artırılırsa, aynı niteliksiz insanlar, niteliksizliklerini n farkına varmaya başlarlar..

Değerlendirme zaafı: İki uzman daha sonra, bu teorilerini test etme fırsatı da buldular. Cornell Üniversitesi’nden 45 öğrenciye bir test yaptılar, çeşitli sorular sordular. Ardından öğrencilerden “testin sonucunda ne kadar başarılı olacaklarını tahmin etmelerini” istediler.

En başarısızların (yani sadece yüzde 10 ve daha az doğru cevap verenlerin), testin yüzde 60′ına doğru cevap verdiklerine, ayrıca iyi günlerinde olsalar yüzde 70′e ulaşabileceklerine inandıkları ortaya çıktı.

En iyilerin (yani en az yüzde 90 doğru sonuç alanların) en alçakgönüllü denekler olduğu (soruların yüzde 70′ine doğru cevap verdiklerini düşündükleri) görüldü.

(Not: Dunning ve Kruger bu çalışmalarıyla 2000 yılında Nobel de kazandılar.)

Çalışan, kendi kapasitesini değerlendirmekten ve eksikliğini teşhis etmekten acizdir. Ama asıl vahim olan, bu “yetersizlik + haddini bilmeme” kokteylinin, mesleki açıdan, karşı koyulmaz bir itici güç oluşturması. Kariyer açısından bir eksiyken, artıya dönüşmesi.

İşinde çok iyi olduğuna yürekten inanan “yetersiz”, kendini ve yaptıklarını övmekten, her işte öne çıkmaktan ve haddi olmayan görevlere talip olmaktan en küçük bir rahatsızlık duymayacaktır. Aksine bunu bir “hak” olarak görecektir. Bu arada, gerçekten bilgili ve yetenekli insanlar ise çalışma hayatında “fazla alçakgönüllü” davranarak kendilerine haksızlık edecekler, öne çıkmayacaklar, yüksek görevlere kendiliklerinden talip olmayacaklar, kıymetlerinin bilinmesini bekleyecekler (ve bilinmeyince için için kırılacaklar ve kendilerini daha da geriye çekecekler) ve muhtemelen üstleri tarafından “ihtiras eksikliği” ile suçlanacaklardır.

Buna, insan kaynaklarının, iki benzer CV arasından, “kendine güvenen ve iyi sonuç alma olasılığı yüksek” olan adayı tercih edeceği gerçeğini de eklerseniz, Dunning-Kruger Sendromu’nun *Peter Prensibi’nin ortamını hazırladığı da ortaya çıkar.

Sonuçta, “kifayetsiz muhterisler” her zaman ve her yerde daha hızlı yükselecekler ve daha yukarılara çıkacaklardır. Etrafınıza bir bakın, uzmanlara hak vereceksiniz?

*Peter Prensibi: Her çalışan, iş ortamında yetersiz olduğu noktaya kadar yükselir, der. Bunun sonucu olarak, yüksek makamlar genellikle yetersiz insanlar tarafından işgal edilir.

Gönderi: Şennur Buras

İş ilerleme Takibi (Monitoring Work Progress)

“Work Progress” teknik ofisin derlemesi gereken en önemli konudur.  Raporlarda bu bölümün doldurulması; şantiye birimlerinin anlaşılan sıklıkta, imalat ve montaj bilgilerini, ölçülebilir birim ve miktarlar ile raporlamasına bağlıdır. Raporlama eylemi bu yazıda, şantiyenin kendi içerisinde yaptığı alt raporlamalar anlamında kullanılmıştır.

Konuyu incelediğinizde, şu sorulara cevap bulunması gerekliliği görülmektedir. Şantiyelerde raporlamalarda yaşanan problemlerden biri de bu soruların cevaplarının verilmemesidir. Bu soruların cevapsız kalması saha ekiplerinin önünü tıkar, raporların akışını engeller, burada sıkıntı saha ekibinde değildir, çünkü bu soruların cevaplarını verecek ekip onlar değil, proje yönetimidir. Peki nedir bu sorular?

1.       Ne Raporlanacak? (Etkin Yapım Listesi)

Böyle soru mu olur der gibisiniz. Bana da ilk şantiye yıllarımda biri bana bunu sorsa, dalga geçtiğini düşünürdüm. Ama durum öyle değil.

“Bu hayatta, insanların çok basit, saçma, anlamsız olarak nitelendirdikleri birçok soruyu hayatları boyunca, cevaplamadan es geçtiklerini görüyorum. Aslında çözüm bu basit soruların, yeterli önem verilerek cevaplanmasına bağlıdır.”

Kendinize sorun bakalım, ne raporlanacak?

Neler raporlanabilir bir sayalım; çivi, çuval, tahta, kum, çakıl, kalıp, demir, beton, kazı, dolgu, kamyon, süpürge, merdiven, hava, gaz…

Birimleri belirtmedim çünkü takibi yapılacak olan konunun nasıl (hangi birim) ölçüleceğine karar vermek ayrı bir konudur.

Çuval da raporlanır mı? Ne kadar saçma dediğinizi duyar gibiyim. Çuvalın raporlanmaması gerektiğini hissettiniz. Bu hisse kapılırken aslında, aklınızda bir değerleme yaptınız. İşte, amacım bu değerlemeyi bilinçli yapmak. Kısıtlı kaynak (insan gücü) altında en işlevsele, hissederek değil, hesaplayarak karar vermek.

Taahhüt firmalarının amacı para kazanmak olduğuna göre, gelir kalemlerinizi, ya da gelir kalemlerinizi oluşturan konuları günlük olarak takip etmek gerekliliği ortada. Sadece ne kadar para kazanacağınızı hesaplamak yetmez, ne kadar harcadığınızı da bilmeniz gerekir ki basit bir kar zarar hesaplayabilesiniz. O zaman gider kalemlerinizi ya da gider kalemlerinizi oluşturan konuları da takip etmeniz gerekir. Bir örnek ile konuya açıklık getirelim.

Örnek:

Kaba inşaat işlerinin teklifini yerine dökülen beton olarak vermişsiniz. İşveren montajı yapılan inşaat demiri ve kalıbına ödeme yapmıyor. Betonu döktüğünüz zaman m³ olarak bir para hak ediyorsunuz diyelim.

Hakediş ödemeleriniz sözleşmenize bağlı olarak aylık ve ya haftalık olabilir. Ayda bir hakediş düzenlenen bir sözleşme olduğunu düşünelim. Demek oluyor ki siz en az ayda bir sahada ne kadar iş yapıldığını kontrol etmek durumunda ve o bilgi ile hakediş çıkarma durumundasınız. Koyduğunuz hedeflere ulaşıp ulaşmadığınızı her ay hakediş ile öğrenebilirsiniz, ya da dökülen betonu her gün raporlayıp haftalık değerlemeler ile gerekli önlem ve hareketi gerçekleştirebilir, işi hızlandırabilirsiniz.

Dökülmüş beton olarak satışını yaptığınız işi gerçekleştirmek için gerekli olan kaynakları da günlük olarak takip etmeniz, döküm hızı analizinize çok büyük katkı sağlayacak, saha ekinin farkındalığını arttıracaktır. Satın alımı ve nakliyesi ciddi zaman gerektiren (inşaat demiri, kalıp malzemesi v.b.) malzemelerin, bir anda, bittiği bilgisi karşınıza gelmez.

Örnek ile birlikte raporlanacak olan konuların neler olması gerektiği aklınızda canlanmaya başladı.

Etkin Yapım Listesi (EYL)

Kısıtlı kaynak ve eksik prosedürler altında, yukarıda anlatılanlar ışığında raporlanmasına karar verilen imalat kalemlerinden bir liste oluşturulur, bu listeye "Etkin Yapım Listesi" denir. İşe, mutlaka bir "Etkin Yapım Listesi" hazırlayarak başlayın. Listedeki imalat kalemlerini kontrol altına aldıkça listenizi genişletin.

2.       Nasıl Raporlanacak?

Bu soru, “raporlama metodunun”

   “raporlama sıklığının  

   “raporlanacak birimlerin”

 belirlenmesi ile cevaplanacaktır.

Raporlama Metodu

Şantiyede kullandığınız bir ERP programı olabilir. Kendi imkanlarınız ile oluşturduğunuz bir arayüz ve veri tabanına sahip de olabilirsiniz. Aslında ortak paylaşıma belirli erişim yetkileri ile yerleştirilmiş tablolama dosyaları da yeterli olacaktır. Önemli olan işlevsellik ve bilgilerin tutulduğu tablolama dosyasının veritabanı mantığı ile oluşturulmuş olmasıdır.

İş kırılım yapısına uygun bilgi isteniyorsa, tablolama dosyalarında ilgili kutucuklar ayrılmalı, raporlamanın “alan bilgisi” ile yapılması sağlanmalıdır. İlgili alanlar belirlenmeli ileride bir değişikliğe gidilmeyeceği belirtilmelidir.  (Blok bazında temel’e dökülen, kat bazında tabliye, kolon, perdeye dökülen betonun ayrı takibi istenebilir.)

Raporlama prosedürünün bir kağıt üzerinde akış şemaları ile çizerek çalışmanız, ileride karşılaşacağınız problemleri azaltacaktır.

İlgili kişilere sadece kendi raporlama sorumluğu içerisinde dolduracağı yerleri göstermek, merak ettikleri diğer bilgilere ulaşacakları yerleri göstermek, raporlamanın amacını anlatmak, ekip içinde bir bütünlük sağlayacak, iletişimi güçlendirecektir.

Raporlama Sıklığı

Her türlü raporlamanın günlük yapılması gerektiğine inanmaktayım. Sonuç olarak haftalık ve ya aylık istenen bir bilginin daha küçük parçalarda (günlük) toplanması, imalatı yapılan işin reflekslerini görmenize, anlamanıza, bilgileri analiz etmenizi ve gerekli önlemleri almanıza yardımcı olacaktır. Günlük toplanan bilgiler, unutulmayacak, eksikler, yanlışlar göze çarpacak düzeltilecektir. “10” yerine “100” olarak raporlanan bir beton dökümü bilgisinin aylık toplam arasında fark edilmesi neredeyse imkansız iken, bu bilgi günlük raporlamada direkt göze çarpacaktır.

Raporlanacak İmalatın Ölçüm Birimi

“Birim” kelimesi raporlanan bilginin ölçülebilir olması gerekliliğini de birlikte getirmekte. İçiniz rahat olabilir. Şu tip raporlardan kurtulmuş olursunuz.

               “A Blok temel betonun yarısı döküldü.”

               “B Blok, 1. Kat,  A- C, 1 aksı arası perde döküldü.”

Takip etmek istediğiniz imalatın hangi birim ile ölçüleceğine karar vermek zor bir iş değildir. Sahada imalatı yapılacak olan fore kazık imalatının adet’ten,  metre’ye çevrilmesi basit bir iştir ama kısa süren etkili bir toplantıda açıklanması, dil birliğini arttıracak, ekibin konuya konsantrasyonunu yükseltecektir. (Kişisel tavsiyem fore kazığın tip bazında (Ø100mm 24, Ø80mm 18, m) metre olarak takip edilmesidir.)

Bu sayede ilerleme takibinin nasıl yapılacağı konusunda bir giriş yapmış olduk. Her proje biriciktir (unique), bu nedenle kendi projenize özel çözümleri yukarıdaki yorumlar ile birleştirip etkili bir ilerleme takibi (alt raporlama) sistemi oluşturacağınıza, üst yönetime görselliği yüksek bir şekilde raporlama yapacağınıza inanıyorum.

İyi çalışmalar.