İş ilerleme Takibi (Monitoring Work Progress)

“Work Progress” teknik ofisin derlemesi gereken en önemli konudur.  Raporlarda bu bölümün doldurulması; şantiye birimlerinin anlaşılan sıklıkta, imalat ve montaj bilgilerini, ölçülebilir birim ve miktarlar ile raporlamasına bağlıdır. Raporlama eylemi bu yazıda, şantiyenin kendi içerisinde yaptığı alt raporlamalar anlamında kullanılmıştır.

Konuyu incelediğinizde, şu sorulara cevap bulunması gerekliliği görülmektedir. Şantiyelerde raporlamalarda yaşanan problemlerden biri de bu soruların cevaplarının verilmemesidir. Bu soruların cevapsız kalması saha ekiplerinin önünü tıkar, raporların akışını engeller, burada sıkıntı saha ekibinde değildir, çünkü bu soruların cevaplarını verecek ekip onlar değil, proje yönetimidir. Peki nedir bu sorular?

1.       Ne Raporlanacak? (Etkin Yapım Listesi)

Böyle soru mu olur der gibisiniz. Bana da ilk şantiye yıllarımda biri bana bunu sorsa, dalga geçtiğini düşünürdüm. Ama durum öyle değil.

“Bu hayatta, insanların çok basit, saçma, anlamsız olarak nitelendirdikleri birçok soruyu hayatları boyunca, cevaplamadan es geçtiklerini görüyorum. Aslında çözüm bu basit soruların, yeterli önem verilerek cevaplanmasına bağlıdır.”

Kendinize sorun bakalım, ne raporlanacak?

Neler raporlanabilir bir sayalım; çivi, çuval, tahta, kum, çakıl, kalıp, demir, beton, kazı, dolgu, kamyon, süpürge, merdiven, hava, gaz…

Birimleri belirtmedim çünkü takibi yapılacak olan konunun nasıl (hangi birim) ölçüleceğine karar vermek ayrı bir konudur.

Çuval da raporlanır mı? Ne kadar saçma dediğinizi duyar gibiyim. Çuvalın raporlanmaması gerektiğini hissettiniz. Bu hisse kapılırken aslında, aklınızda bir değerleme yaptınız. İşte, amacım bu değerlemeyi bilinçli yapmak. Kısıtlı kaynak (insan gücü) altında en işlevsele, hissederek değil, hesaplayarak karar vermek.

Taahhüt firmalarının amacı para kazanmak olduğuna göre, gelir kalemlerinizi, ya da gelir kalemlerinizi oluşturan konuları günlük olarak takip etmek gerekliliği ortada. Sadece ne kadar para kazanacağınızı hesaplamak yetmez, ne kadar harcadığınızı da bilmeniz gerekir ki basit bir kar zarar hesaplayabilesiniz. O zaman gider kalemlerinizi ya da gider kalemlerinizi oluşturan konuları da takip etmeniz gerekir. Bir örnek ile konuya açıklık getirelim.

Örnek:

Kaba inşaat işlerinin teklifini yerine dökülen beton olarak vermişsiniz. İşveren montajı yapılan inşaat demiri ve kalıbına ödeme yapmıyor. Betonu döktüğünüz zaman m³ olarak bir para hak ediyorsunuz diyelim.

Hakediş ödemeleriniz sözleşmenize bağlı olarak aylık ve ya haftalık olabilir. Ayda bir hakediş düzenlenen bir sözleşme olduğunu düşünelim. Demek oluyor ki siz en az ayda bir sahada ne kadar iş yapıldığını kontrol etmek durumunda ve o bilgi ile hakediş çıkarma durumundasınız. Koyduğunuz hedeflere ulaşıp ulaşmadığınızı her ay hakediş ile öğrenebilirsiniz, ya da dökülen betonu her gün raporlayıp haftalık değerlemeler ile gerekli önlem ve hareketi gerçekleştirebilir, işi hızlandırabilirsiniz.

Dökülmüş beton olarak satışını yaptığınız işi gerçekleştirmek için gerekli olan kaynakları da günlük olarak takip etmeniz, döküm hızı analizinize çok büyük katkı sağlayacak, saha ekinin farkındalığını arttıracaktır. Satın alımı ve nakliyesi ciddi zaman gerektiren (inşaat demiri, kalıp malzemesi v.b.) malzemelerin, bir anda, bittiği bilgisi karşınıza gelmez.

Örnek ile birlikte raporlanacak olan konuların neler olması gerektiği aklınızda canlanmaya başladı.

Etkin Yapım Listesi (EYL)

Kısıtlı kaynak ve eksik prosedürler altında, yukarıda anlatılanlar ışığında raporlanmasına karar verilen imalat kalemlerinden bir liste oluşturulur, bu listeye "Etkin Yapım Listesi" denir. İşe, mutlaka bir "Etkin Yapım Listesi" hazırlayarak başlayın. Listedeki imalat kalemlerini kontrol altına aldıkça listenizi genişletin.

2.       Nasıl Raporlanacak?

Bu soru, “raporlama metodunun”

   “raporlama sıklığının  

   “raporlanacak birimlerin”

 belirlenmesi ile cevaplanacaktır.

Raporlama Metodu

Şantiyede kullandığınız bir ERP programı olabilir. Kendi imkanlarınız ile oluşturduğunuz bir arayüz ve veri tabanına sahip de olabilirsiniz. Aslında ortak paylaşıma belirli erişim yetkileri ile yerleştirilmiş tablolama dosyaları da yeterli olacaktır. Önemli olan işlevsellik ve bilgilerin tutulduğu tablolama dosyasının veritabanı mantığı ile oluşturulmuş olmasıdır.

İş kırılım yapısına uygun bilgi isteniyorsa, tablolama dosyalarında ilgili kutucuklar ayrılmalı, raporlamanın “alan bilgisi” ile yapılması sağlanmalıdır. İlgili alanlar belirlenmeli ileride bir değişikliğe gidilmeyeceği belirtilmelidir.  (Blok bazında temel’e dökülen, kat bazında tabliye, kolon, perdeye dökülen betonun ayrı takibi istenebilir.)

Raporlama prosedürünün bir kağıt üzerinde akış şemaları ile çizerek çalışmanız, ileride karşılaşacağınız problemleri azaltacaktır.

İlgili kişilere sadece kendi raporlama sorumluğu içerisinde dolduracağı yerleri göstermek, merak ettikleri diğer bilgilere ulaşacakları yerleri göstermek, raporlamanın amacını anlatmak, ekip içinde bir bütünlük sağlayacak, iletişimi güçlendirecektir.

Raporlama Sıklığı

Her türlü raporlamanın günlük yapılması gerektiğine inanmaktayım. Sonuç olarak haftalık ve ya aylık istenen bir bilginin daha küçük parçalarda (günlük) toplanması, imalatı yapılan işin reflekslerini görmenize, anlamanıza, bilgileri analiz etmenizi ve gerekli önlemleri almanıza yardımcı olacaktır. Günlük toplanan bilgiler, unutulmayacak, eksikler, yanlışlar göze çarpacak düzeltilecektir. “10” yerine “100” olarak raporlanan bir beton dökümü bilgisinin aylık toplam arasında fark edilmesi neredeyse imkansız iken, bu bilgi günlük raporlamada direkt göze çarpacaktır.

Raporlanacak İmalatın Ölçüm Birimi

“Birim” kelimesi raporlanan bilginin ölçülebilir olması gerekliliğini de birlikte getirmekte. İçiniz rahat olabilir. Şu tip raporlardan kurtulmuş olursunuz.

               “A Blok temel betonun yarısı döküldü.”

               “B Blok, 1. Kat,  A- C, 1 aksı arası perde döküldü.”

Takip etmek istediğiniz imalatın hangi birim ile ölçüleceğine karar vermek zor bir iş değildir. Sahada imalatı yapılacak olan fore kazık imalatının adet’ten,  metre’ye çevrilmesi basit bir iştir ama kısa süren etkili bir toplantıda açıklanması, dil birliğini arttıracak, ekibin konuya konsantrasyonunu yükseltecektir. (Kişisel tavsiyem fore kazığın tip bazında (Ø100mm 24, Ø80mm 18, m) metre olarak takip edilmesidir.)

Bu sayede ilerleme takibinin nasıl yapılacağı konusunda bir giriş yapmış olduk. Her proje biriciktir (unique), bu nedenle kendi projenize özel çözümleri yukarıdaki yorumlar ile birleştirip etkili bir ilerleme takibi (alt raporlama) sistemi oluşturacağınıza, üst yönetime görselliği yüksek bir şekilde raporlama yapacağınıza inanıyorum.

İyi çalışmalar.