Bilinen Bilinmeyenler ve Bilinmeyen Bilinmeyenler.

Üniversite yıllarında fark ettiğim bir olgudur; Bilinen Bilinmeyenler ve Bilinmeyen Bilinmeyenler.

Üniversite yıllarına, eğitim hayatının en yoğun bilgi öğrendiğiniz dönemi dersek yanlış olmaz. Bu dönem sizi hayata hazırlar. Profesyonel ve kişisel olarak kendinizi geliştirir, bilgi ile donanırsınız. Bu yoğun tempoda, haylazlık ve sıkı çalışma iç içe girmiştir. Önce haylazlıkla geçirilen günler ve ardından sıkı çalışma.

İşte bu dönemlerde, sınıf eğitimine girip de anlamadığım dersler olurdu. Daha ilk günden bu sınıf eğitimlerine katılmayı bırakırdım. Kütüphaneden ders ile ilgili bir kitap ve -bulunursa ne mutlu- ders notları fotokopileri. Sınav öncesi o kalın ders kitaplarının neresine çalışacağınızı şaşırır, elinizdeki fotokopilerin silik, okunmayan yerlerinde kaybolurdunuz. Bu kayıplar sınav notlarınıza da yansırdı tabi.

Gel zaman git zaman bir karar aldım. Artık ders ile ilgili sınıfta ne anlatıldığını hiç anlamasam bile not alacaktım.

Anlam veremediğim, duyduğum kelimeleri bile defterin bir köşesine yazıp, o anı hatırlatacak ufak bir not almaya başladım.

Dersler ile olan ilişkim düzelmeye, sınavlardan yüksek notlar almaya başlamıştım. İsterseniz sınıfta dersi öğrenmek diyin isterseniz, motivasyon; ben artık “bilmediklerimin neler olduklarını biliyordum”.

Hayatta da her türlü plan ve programdaki sapmaların en büyük sebebinin “Bilinmeyen Bilinmeyenler” olduğunu gördüm.

Bilinmeyen Bilinmeyenler, yani mutlak bilmediklerimiz…

Konu inşaat proje yönetimi, bütçe, iş programı olduğunda bu bilinmeyen bilinmeyenler hakkında ne yapabiliriz?

İstatistik kullanabiliriz. Hem de en genelinden istatistikler.

“kapalı inşaat alanı (m²) bazında iş programının gecikmesi”
"kapalı inşaat alanı (m2)'na düşen "beton" (m3) miktarı"

“aktivitelerin ortalama gecikmeleri” v.b.

ilk bakışta ne alakası var diyebileceğiniz oranları bile kullanabilirsiniz.

Siz siz olun özel ve iş yaşamınızda  “Bilinmeyenleri” sınıflandırmayı ve gerekli önlemleri almayı unutmayın.

A- Bilinen Bilinenler: Bildiğinizi bilirsiniz, gerekli hesapları ve önlemleri alırsınız.

B-Bilinmeyen Bilinenler: Bildiğinizi bilmezsiniz. Konuyu anlamadığınızı gösterir.

C-Bilinmeyen Bilinmeyenler: Bilmediğinizi bilmezsiniz. En tehlikeli bilgi türüdür. Bilinçsiz ve kasıtsız bir şekilde zarara neden olabilir. İstatistik biliminden yararlanılıp. Güvenlik katsayıları kullanılabilir. Araştırma yaparak bu kümedeki bilgi miktarını azaltabilirsiniz.

D-Bilinen Bilinmeyenler: Bilmediğinizi bildiğiniz için, çok tehlikeli değillerdir. Gerekli önlemler alınmıştır. Bilinçli ve kasıtlı zararlara neden olabilir.

Haftalık Faaliyet Raporu

Giriş

Bu yazıda, her hangi sisteme bütünleşmiş yazılım kullanmadan sistemli bir haftalık faaliyet raporunun nasıl olması gerektiğinden bahsedeceğim. Zaten eğer sisteminiz yoksa yazılımlar da size yardımcı olmayacaktır. Sonuç olarak yazılımlar birer araçtır. Öncelikle sizin ne yaptığınızı ve niçin yaptığınızı bilmeniz gerekmektedir.

İnternet araştırmalarımda karşılaştığım kaynaklar, genellikle inşaat sektörü dışında kullanılan haftalık raporlara örnekler vermekte. Biz inşaatçılar, yazmayı pek sevmediğimiz için, bilgimizi deneyimimizi, ya ayaküstü sohbetler ile paylaşırız ya da dostlarla yenen bir akşam yemeğinde. Yazmanın ve yazarak paylaşmanın önemini umarım bir gün anlarız.

Haftalık Faaliyet Raporu İçerik Önerisi

Aslında Haftalık rapora, günlük raporun konsolide halidir diyebiliriz.

Aşağıda haftalık rapor için içerik önerisi ve her başlığın ne anlama geldiğini bulabilirsiniz. (Bu başlıkları İngilizce yazıyorum, uluslar arası bir projede kullanılmayacaksa kolayca Türkçe’ye çevirebilirsiniz.)

Başlık	Tanım	Görüş
Project Name	Projenin sözleşmede geçen adı buraya yazılacak.
Project Code	Projenin kısaltılmış ismi (Kod) buraya yazılacak. (YAHAP: Yalova Havaalanı Projesi)
Report Type	Rapor tipi. (Haftalık Faaliyet Raporu)
Report Number	Rapor sıra numarası.
Report Period	Rapor Dönemi, raporun kapsadığı tarih aralığıdır. (04/06/2011 – 17/06/2011 v.b.)
Project Duration	Projenin hedef İş programındaki süresi (İsteğe bağlı)
Days Passed:	Projenin başlamasından rapor dönem sonuna geçen gün.
Days Remaining	Rapor dönem sonu tarihinden, projenin bitimine kadar kalan gün.
Temperature:	Rapor dönemindeki en yüksek ve en düşük hava sıcaklıkları	Bir veritabanı tutulmalı! Aynı bölgede başka bir iş için teklif verilirken, ya da bir sonraki yılın iş planı revize edilirken çok önemli bir bilgidir.
Wind Speed:	Rapor dönemindeki en yüksek ve en düşük rüzgar hızı.
Humidty:	Projenin özeliğine göre rapora nem, basınç v.b diğer bilgiler eklenebilir.
Weather Condition:	Havanın durumu kısmında, rapor dönemki yağmurlu, karlı, sisli v.b. gün sayısı verilir.
Lost Working Hour due to weather (LWDW) :	Kötü hava şartları nedeniyle rapor dönemindeki kayıp iş saati.
Workman Timesheet:	Rapor dönemindeki personel puantajı.  Görev, çalıştığı alan ve toplam adam sayısı verilmeli.	Bir veritabanı tutulmalı!
Subcontractors’ List	Rapor dönemindeki altyüklenici listesi, puantaj ile birleştirilebilir. Görev, çalıştığı alan ve toplam adam sayısı verilmeli.	Bir veritabanı tutulmalı!
Machinery / Equipment Timesheet (Active/Pasive):	Rapor dönemindeki makine ekipman puantajı. Makine ekipmanın adı, adedi verilmeli.	Bir veritabanı tutulmalı!
Work Progress/Work Performance:	Rapor dönemindeki sahada yapılan imalatlar yazılmalı. performans için planlanan imalatlar ile karşılaştırılmalıdır. “Work Progress” ve “Work Performance” yazılarında konuya ayrıntılı bir şekilde değinilmiştir. (Ertesi haftanın, “Etkin Yapım Listesi”ndeki işler için hedef miktarlar yazılmalıdır. Bu hedefler, hedef iş programından alınmalıdır. ) http://konutakip.blogspot.com/	Bir veritabanı tutulmalı! “Issue Tracking” tarzı bir program işleri kolaylaştıracaktır.
2 Weeks Look Ahead Milestones:	Rapor tarihinden itibaren 7 ve 14 gün içinde planlanan önemli olaylar buraya yazılmalı. Ivır zıvır işler yer tutsun diye kilometre taşı olarak eklenmemeli. http://konutakip.blogspot.com/	Bir veritabanı tutulmalı! “Issue Tracking” tarzı bir program işleri kolaylaştıracaktır.
HSE Logs:	İş ve İşçi Sağlığı ile ilgili önemli kayıtlar buraya yazılmalı. Kaza sayısı, kayıp adam saat v.b.	Bir veritabanı tutulmalı!
QA/QC Logs:	Kalite güvence ve kontrol konusundaki kayıtlar buraya yazılmalı, önerim, açık uygunsuzluk sayısının burada yazılmasıdır.	Bir veritabanı tutulmalı!
Site Photos:	Saha fotoğrafları.	Saha fotoğrafları, düzenli bir şekilde dosyalanmalı, dosya adı, sistemli ve tarihi ter yazılarak verilmelidir.

Veritabanı oluştur ve tut

En önemli konu “İlgili bilgiler için veritabanı oluşturulup, tutulması” dır. Ancak bu şekilde, günlük olarak girilen bilgiler hızlı bir şekilde haftalık olarak işlenebilir.  Konu ile ilgili olarak “Veritabanı Mantığı” yazısını okumanızı öneririm.