Excelin sunduğu koşullu biçimlendirme ve filtreleme özelliğini bir arada nasıl kullanabileceğimizi basit bir örnek ile açıklayalım. Örneğimizin gerçekçi olması adına, proje müdürümüzün imalatını tamamladığımız a blok temeli için bütçe ve gerçekleşmeleri karşılaştırmamızı istediğini varsayalım. Bütçemizdeki A blok ile ilgili imalat kalemlerini, metrajları, birim fiyatları ve toplam maliyetleri muhasebeden aldığımız toplam gerçekleşmeleri şekildeki gibi karşılaştırabileceğimiz basit bir formatta hazırlayalım.
Daha sonra F kolonun yanına Kontrol başlığını ekleyelim. Burada kontrol etmemiz gereken, gerçekleşmenin bütçeyi aşıp aşmadığı. Bu noktada koşullu biçimlendirme devreye giriyor. G2 hücresini seçiyoruz ve giriş sekmesindeki koşullu biçimlendirmeye tıklayıp yeni kural oluşturuyoruz. Karşımıza çıkan kural türlerinden en alttaki biçimlendirilecek hücreleri belirlemek için formül kulanı seçiyoruz ve formülümüzü yazıyoruz. Eğer gerçekleşme toplam maliyetten fazla ise hücrenin kızarmasını istiyoruz. Yani formülümüz =$F$2>$E$2 şeklinde oluyor. Burada $ işaretlerine dikkat edelim. Hücreyi seçer seçmez Excel kendisi $ işaretini yerleştiriyor, fakat biz bunları silip formülümüzü =F2>E2 olarak değiştiriyoruz. Bu kontrolü sadece bir tek satırda yapacaksak bunu yapmamız sonucu değiştirmez, fakat binlerce satırlık bir bütçe ile uğraşıyorsak koşullu biçimlendirmeyi her hücre için ayrı ayrı yapmaktansa bir kere yapıp kopyalamak işimize gelir. $ işaretlerini kaldırmazsanız kopyalama yaptığını hücre daima 1.satırdaki iş kalemini karşılacaktır. Bu da bizi yanıltır.
Daha sonra biçimlendire tıklayıp dolgu sekmesini seçiyoruz. Karşımıza çıkan renk paletinden kırmızı rengi seçiyoruz.
İşlemi tamamladıktan sonra ilk satırdaki kontrol hücresinde bir değişiklik olmadığını görüyoruz. Gerçekleşme bütçeyi aşmadığından hücre formatı değişmiyor. Şimdi bu koşullu biçimlendirmeyi diğer hücrelere kopyalayalım. G2 hücresini seçip G3 ve G4 hücrelerine doğru sürükleyelim. Aşağıdaki gibi bir tabloyla karşılaşmamız lazım.
Şimdi öncelikli olarak müdürünüzle bütçeyi aşan kalemleri tartışacağınızı varsayıp, bu kalemleri nasıl filtreleyeceğimizi anlatalım. Bunun için öncelikle A1-G4 arası hücrelerin tamamını seçip giriş sekmesindeki sırala ve filtre uygulaya tıklayıp filtreye tıklıyoruz. Gördüğünüz gibi her kolunun ilk hücresine filtremiz eklendi.
Şimdi G1 hücresine tıklayıp renge göre filtreye tıklayıp kırmızı rengi seçiyoruz. Gördüğünüz gibi ikinci satır filtre sonucu gizlendi.
Hiç yorum yok:
Yorum Gönder