Proje Yönetiminde E-posta Listelerinin Kullanılması

Projelerde en büyük sorunlardan biri de iletişimdir. İletişimde doğru bilginin, ilgili kişiler ile paylaşılması gerekir. İletişim eksikliği zaman kayıplarına ve ek maliyete neden olur.

İletişimde e-postanın yeri yadsınamaz. E-postalar sayesinde bilgi, çok kısa sürede, istenilen kişiye gönderilebilir. Yalnız, inşaat projelerinin yoğun çalışma ortamında, e-posta gönderirken ilgililerden birini atlamanız çok muhtemeldir. Bugün bu sorunu günlük olarak kullandığımız bir teknoloji yardımı ile ortadan kaldırmayı deneyeceğiz.

Ucuzlayan donanım ve yazılımlar ile birlikte e-posta sunucuları kurmak ve çalıştırmak artık çok kolaylaşmıştır. Bir projede çalışan ekibin tamamına e-posta hesabı açılmakta ve iletişimini sağlaması için bir bilgisayar verilmektedir. Benim önerim, kişisel e-posta adreslerinin yanı sıra, projede çalışan kişileri içeren e-posta listeleri (mailing list) oluşturulması ve proje yazışmalarının bu listeler üzerinden yapılmasıdır.

Organizasyon şeması ile yakından ilişkili olan e-posta listeleri çalışmasını şu şekilde örneklendirebiliriz. 

Mekanik İşleri Departmanında çalışan 1 mekanik işleri şefi, 2 adet de makine mühendisi olduğunu düşünelim. Bunların e-posta adresleri ise şöyle olsun;

meksef@Xfirması.com.tr, mekmuh1@xfirması.com.tr, mekmuh2@xfirması.com.tr

Diğer departmanlar ise şöyle:

Elektrik İşleri: elektrik@xfrması.com, elksef@xfirması.com.tr, elkmuh1@xfirması.com.tr, elkmuh2@xfirması.com.tr,

Teknik Ofis: tekof@xfirması.com, tekofsef@xfirması.com.tr, tekofmuh1@xinsaatfirması.com.tr, tekofmuh2@xinsaatfirması.com.tr, tekofmuh2@xinsaatfirması.com.tr

Mimari Ofisi: mimof@xfirması.com, mimofsef@firması.com.tr; mimofmim1@xinsaatfirması.com.tr, mimofmim2@xinsaatfirması.com.tr, mimofmim3@xinsaatfirması.com.tr, mimofmim4@xinsaatfirması.com.tr

Ya da proje alanları bazında;

peyzaj@xfirmasi.com, Ablok@xfirmasi.com, bu adreslere atılan e-postalar, ilgili elektrik, mekanik, mimari ofis ve teknik ofis birimlerinin hepsine dağıtılacaktır. 

Projelerdeki normal işleyişte kişiler birbirleri arasında e-posta gönderip, alacaklar ve gerektiğinde diğerlerine de bu e-postaları yönlendireceklerdir. Çoğu zaman da bu işleyişte aksamalar olacak, e-postalar ya tüm ilgililere iletilmeyecek ya da ilgisi olmayanlara iletilecektir.

Bu noktada; organizasyon şemasında da belirtilen birimler bazında e-posta listeleri oluşturup, ilgili kişileri bu listelerin üyeleri yapacağız. Mesela mep@xfirması.com.tr diye bir e-posta listesi tanımlanacak ve mekanik, elektrik ve tesisat konularındaki proje ile ilgili tüm yazışmalar bu listeden yapılacaktır. Aynı şekilde, teknikofis@xfirması.com.tr diye bir liste tanımlanacak ve maliyet, hakediş, iş programı vb. tüm konular bu listeye gönderilecektir. Bu sayede ilgili departmandaki herkes, tüm işlerden haberdar olacak, sadece ilgililer harekete geçecektir. Liste mantığının diğer bir artısı ise, geçmiş yazışmaların sistemde tarih ve konu başlıklarına göre saklanması ve istenildiği zaman tekrardan okunabilmesidir. Bu sayede pozisyondaki kişinin değişmesi halinde tüm geçmiş yazışmalar sistemde mevcut olacaktır.

Bu yazıda bahsetmediğimiz birçok liste özelliği, proje yönetiminde kullanılabilecektir. Örneğin proje müdürü birden fazla listeye üye yapılabilir. Bu sayede farklı grupların yazışmalarını kontrol edebilir.

E-posta listeleri şuan internette, belli bir konu hakkında ortak yazışmaları takip etmek için kullanılmaktadır. Linux işletim sistemi ile ilgilenenler aşağıdaki bağlantıdaki listelerden, ilgilendiklerini takip etmektedir. Konu ilginizi çektiyse http://liste.linux.org.tr/ bağlantısını inceleyebilirsiniz. Biraz araştırma yaparsanız İnternette sizin de ilgilendiğiniz konular ile ilgili e-posta listeleri olduğunu göreceksiniz.

Sonuç olarak yapmak istediğimiz, teknolojisi hazır bir sistemi proje yönetimi içinde kullanmaktır. Bu tip listelerin hali hazırda yaygın bir şekilde proje yönetiminde kullanılmaması ise şaşırtıcıdır.