Büyük Ölçekli İnşaat İşlerinde İhale ve İşe Başlama Süreci

Merhaba Arkadaşlar,

Bu yazımda büyük ölçekli inşaat işlerinde ihale ve işe başlama sürecini kabaca 5 adımda anlatmaya çalışacağım.

Yazımın başında Yüksek Lisans eğitimimde bu ve benzeri konularda çok detaylı anlatım sağlayan ve konuları birebir yaşanmış örneklerle destekleyen Sn. *Niyazi Galipoğulları’na teşekkür ve saygılarımı iletmek istiyorum.

Genel olarak ihaleyi tanımlarsak; bir işi ya da hizmeti, birden çok istekli arasından gerekli koşulları en çok sağlayan kişi/kurum’a bırakmaktır. İhalenin birden çok yöntemi vardır ama bu yazımda sadece süreçten bahsedeceğim, ihale yöntemlerine sonraki yazılarda detaylı olarak değineceğim.

İhale ve İşe Başlama Süreci aşağıdaki şemada gösterildiği üzere 5 adımda yürütülür;

       (1)    Advertising Date:                 İhale Duyuru Tarihi

       (2)    Bid Opening:                        Tekliflerin Açılması

       (3)    Award Date:                        İhalenin Kazanan Yükleniciye Verilme Tarihi

       (4)    Sign Agreement:                   Sözleşme İmzalanması

       (5)    Notice To Proceed:              İşe Başlama Emri                   

1 Nolu adım ihalenin ilan edilmesidir(Advertising). (Gazete, dergi, web v.b. yayın organları ile)Bu adımdan sonraki adıma kadar olan süreçte, ihale ilanında da belirtilmiş olan ön yeterlilik (pre qualification)teklifleri toplanır ve ön yeterliliği geçemeyen firmalardan iş için teklifler alınmaz. Ön yeterliliği sağlayan mevcut teklif verecek firmalar ile teklifler toplanmadan önce toplantı yapılır. Buna ihale öncesi toplantı denir (Prebid meeting). Burada tüm muhtemel yükleniciler, ihale paketinde anlaşılmayan konuları ya da işin ifasında kafalarına yatmayan durumları bu toplantıda teklif vermeden önce sorma imkânı bulurlar. Bu toplantı sonrası ihale paketinde yapılacak değişiklikler *Zeyilname ile yapılır.

2 Nolu adım tekliflerin toplanması/açılması aşamasıdır(Bid Opening). Bu adımda teklif verecek firmalar İhale Yönetimi tarafından belirtilmiş olan miktarda (işin boyutuna bağlı olarak ihale bedelinin %1 i kadar) *Geçici Teminat Mektubunu (Bid Bond) İhale Komisyonuna iletir. Gelen teklifler İhale Komisyonu tarafından teknik ve ticari yönden değerlendirilir ve son 2 ya da 3’e kalan firmalar dışındaki firmaların Geçici Teminatları iade edilir. Buradan sonra son firmalar arasından işi almaya en uygun firma seçilir.

3 Nolu adımda İhale en uygun firmaya bırakılır (Award). İhaleyi kazanan firma dışındaki firmaların da geçici teminat mektubu serbest bırakılır. Sadece ihaleyi kazanan firmanın teminat mektubu Sözleşme imzalanıp Kesin Teminat (Performance Bond) ve varsa Avans Teminat Mektubu (Advance Payment Bond) alınıncaya kadar tutulur.

4 Nolu adımda ihaleyi kazanan firma ile sözleşme görüşmelerine geçilir. Sözleşme görüşmeleri sonrası işveren ve yüklenici arasında sözleşme imzalanır (Sign Agreement). Bu aşamada, sözleşmede belirtilen şartlarda kesin teminat mektubu ve varsa verilen avans miktarı kadar avans teminat mektubu yüklenici tarafından işverene teslim edilir. Bu teslimden sonra işveren ihale teklifi zamanında yükleniciden alınan geçici teminat mektubunu serbest bırakır.

5 Nolu adımda sözleşme imzalanmış ve artık yer teslimi yapılacak olan yükleniciye işe başlama emri (Notice to Proceed) verilmek üzere işe başlama toplantısı (Kick-off Meeting) yapılır. Bu toplantıya yüklenicinin bu işte çalışacak teknik kadrosu (proje müdürü, şantiye şefi, dizayn ofis şefi, teknik ofis şefi v.b.) ile işverenin teknik kadrosu katılır ve her iki taraf ilgili kişiler ile tanışarak işin başlaması konusunda gerekli direktif ve talepleri alır.

İhale ve İşe Başlama Süreci’ni genel hatlarıyla anlatmaya çalıştığım yazımı noktalamış bulunmaktayım, bir sonraki yazımda görüşmek üzere.

*Niyazi Galipoğulları, 45 yılını ENKA da üst düzey yöneticilik yaparak geçirmiştir. Şu anda bazı üniversitelerde(YTÜ, MSGSÜ, Işık Üniv. v.b.) proje yönetimi yüksek lisans programında dersler vermektedir. Proje Yönetimi konusunda ayrıca bir de kitabı vardır; Uygulamalı Toplam İnşaat Yönetimi

*Zeyilname; İngilizcesi addendum/addenda olan ihaleye ya da sözleşmeye ek yapmak anlamına gelir.

*Teminatlar ile ilgili sitede Erdem Uysal’ın kaleme aldığı yazıyı okuyabilirsiniz. Bknz.  http://www.tekof.com/2011/05/taahhut-sektorunde-kullanlan-teminat.html

İnşaat Mühendisliği Nereye Gidiyor?

Merhaba Arkadaşlar,

Bu sitedeki ilk yazımda genel olarak inşaat mühendisliği bölümünün üniversitelerdeki kontenjanı, akademik kadro ihtiyacı ve puan aralıkları üzerinde duracağım.

Genel olarak bir inşaat mühendisinde olması gereken özellikler; analitik(çözümleyici) düşünme, takım çalışmasına yatkınlık, pratik olma, ileri görüşlü olma(mevcut bir durumda anı kurtarmak değil, bu durumun ileride oluşturacağı etkileri iyi düşünmek) ve mühendisliğin genel özelliği olan üretim ve yönetim özelliklerini birleştirmektir.

Yukarıda sayılan özelliklerin bir insanda bulunması, oluşması veya geliştirilmesi için aday insanın belirli bir kapasiteye sahip olması ve iyi bir eğitim alması gerektiği su götürmez bir gerçektir. Mevcut şartlarda üniversitelerde inşaat mühendisliği bölümüne veya herhangi bir lisans programına yerleşebilmek için eski adıyla ÖSS ye ya da şimdiki adıyla LYS ye girmiş olmak ve gerekli başarı puanını sağlamış olmak gerekiyor. Bu gerekli başarı puanı ölçütlerine ve günümüz koşullarında öğretim yuvası üniversitelerimizin akademik kadro yeterliliklerine bir göz atalım;

Öncelikle inşaat mühendisliği eğitiminin verildiği üniversitelerdeki her öğrencinin yakındığı nokta olan yetersiz ve eksik öğretim elemanı konusuna değinelim. Çok sayıda anabilim dalına sahip inşaat mühendisliği bölümünde her anabilim dalı için 2 Profesör, 2 Doçent, 2 Yardımcı Doçent, 2 Öğretim Görevlisi ve 4 Araştırma Görevlisi kadrosunu minimum ölçüt olarak alıp ve 7 anabilim dalı üzerinden kısa bir hesap yaparsak, minimum koşullarda sağlıklı bir inşaat mühendisliği eğitiminin yapılabilmesi için yaklaşık olarak 84 kişilik bir akademik kadronuzun olması gerektiğini görüyoruz. Peki Türkiye’de kaç okulda bu şartlar sağlanıyor? Kalburüstü üniversitelerimiz dışında bu sayıyı görebilen okullarımızın sayısı kaç? Durum böyleyken sizce mezun olup inşaat mühendisi ünvanını alan kaç arkadaşımız gerçekten gereken eğitimi ve laboratuar ortamını görmüş olarak mezun oluyor? Birçok öğrenci bu nedenle özgüvensiz bir şekilde mezun olup mühendisliğe yakışmayacak ortamlarda ve maaşlarda çalışmak zorunda kalıyor.

Gelelim diğer noktaya, üniversitelerdeki inşaat mühendisliği bölümü sayısına, bu bölümlerdeki öğrenci sayılarına ve puan aralıklarına, kısaca yakın zamanda meslektaşımız olacak insan sayısına, kabaca potansiyellerine bir göz atalım;

2006 yılında yaklaşık 40 olan inşaat mühendisliği bölümü sayısı 2012 yılında 89 olmuştur! Bölüm sayısı yaklaşık olarak 2,5 katına çıkmış! Öğrenci sayısı ise 2006 yılında yaklaşık olarak 3300 iken 2012 yılında 10.000 e çıkmıştır. Yani bir senede 10.000 kişi meslektaşımız olarak iş hayatına atılıyor! Bu kadar ihtiyacın ve istihdamın olmadığı bir ortamda, mevcut durumda rekabetçi ortam sağlanmazken her sene bu sayıda mezun veren bir bölümün ne saygınlığından ne de mezun-iş bulma dengesinden bahsedilebilir.

Öğrenci puan aralıklarını kıyaslarsak eğer 2012 yılında en yüksek puanla öğrenci alan okulun taban puanı 505 iken en düşük puanla öğrenci olan okulun taban puanı 194 tür! Mühendis olarak yetişecek insanın belirli bir kapasitesinin olması ve gerekli eğitimi alması şart iken bu durumda ortaya çıkacak kapasite ve mühendislik yeterliliği anlamında oluşacak dengesizlikler insan hayatına doğrudan etki edecektir.

Adını medeniyetlerin kurulmasından alan (Civilization, civil engineer) inşaat mühendisliği bölümünün bu hale gelmesi herkesin üzerinde düşünmesi gerektiği bir durum haline gelmiştir.

Sonuçta şehirler, okullar, evler, köprüler, yollar, gökdelenler inşaat mühendislerinin ellerinde oluşmaktadır. Bu ellerin güvenilirliği ve yetkinliği tüm toplumun kaderini etkilemektedir.

*Bu yazı sadece aynı mesleğe sahip kişiler ile mesleki eğitim konularını tartışmak için yazılmıştır.

*Rakamsal olarak verilen değerler yaklaşık değerlerdir, net değerler değildir.

Planlama Departmanının Sorumlulukları

İnşaat sektöründe “Planlama”, kelime olarak en çok tekrarlanan ama uygulanmaya geldiğinde eksik bırakılan iştir. Diğer taraftan dünya inşaat sektöründe de yeni bir konu olması ile, farklı firmalarda, farklı iş tanımları, sorumluluklarla karşılaşılmaktadır. Peki inşaat işlerinde planlama ve sorumlulukları nedir?

Bu yazıda planlama departmanın sorumluluğuna genel bir hat çizilecektir. Bu sayede yeni bir projeye başlandığında hem planlama ekibi neler hazırlaması gerektiğini sıralı bir şekilde görecek, hem de proje ekibi planlama ekibinden neler istemesi gerektiğini bilecektir. 

Planlama “departmanı/ekibi” olarak belirtilmesinin amacı, belirli bir büyüklüğün üstündeki projelerde, aşağıda sayılacak işleri tek bir mühendisin yapmaya zamanının ve gücünün yetemeyeceğidir. Bu yüzden sorumlu, planlama mühendisi yerine, departmanı/ekibi olarak kullanılmıştır.

İş Programının Oluşturulması: 

Ana iş programı veya detaylı inşaat iş programı, projenin mevcut durumuna göre, ilgili departmanların katılımı ve proje müdürünün liderliğinde, planlama ekibi tarafından hazırlanır. İş programındaki dar boğazlar, riskler ve yöntem değişikliği önerileri bu bölümde yapılır. İş programının son hali proje bütçesinin oluşturulması için kullanılır.

İş Programının Güncellenmesi:

Oluşturulan iş programının güncelleme sıklığı işin büyüklüğü ve planlama ekibinin gücüne göre belirlenir. Diğer taraftan iş programı güncelleme metodolojisi oluşturulmalıdır. En eski güncelleme yöntemi, çıktıların alınıp, projeksiyon sisteminin karşısına geçilerek, ilgili kişilerin, gerçekleşen başlama, yüzde ilerleme ve bitiş tarihlerinin, iş programına girilmesidir. Bu yöntemdeki % ilerleme tahmini tamamen ilgili kişinin öngörülerine bağlıdır. Somut bir hesaba dayanmaz, kontrolü zordur.

Diğer bir iş programı güncelleme yöntemi ise iş programındaki ana iş kalemleri bazında ilgili imalatçıdan (taşerondan) günlük/haftalık/aylık faaliyet raporu alınmasıdır. Bu raporlarda keşif metrajının yanı sıra rapor periyodu boyunca gerçekleşen ilerleme alınır. Başlama ve bitiş tarihleri yakından takip edilir. Raporlardan alınan bilgiler, iş programına işlenir. Bu yöntemdeki bilgiler somuttur, ölçülebilir ve kontrol edilebilirdir. 

Planlanan ve gerçekleşen tarih ve ilerleme karşılaştırması bu bölümde yapılır. Süresel sapmalar, muhtemel riskler ve uyarılar raporlanır.

Miktar Yüklemelerinin ve Aylık Dağılımlarının Oluşturulması: 

İş programına ana imalat kalemlerinin miktarları yüklenir ve bu miktarların aylık dağılım grafikleri oluşturulur. En popüler grafikler; aylık beton döküm, kalıp ve demir montaj grafikleridir.

Adam Saat Yüklemelerinin ve Aylık Dağılımlarının Oluşturulması: İş programındaki ana imalat kalemleri, miktarları belirlendikten sonra, standart birim adam saatler (üretkenlik kat sayıları) ile çarpılarak imalatların adam saat hacmi bulunur. Standart adam saat bilgisinin aylara dağılımı hesaplanarak, projenin başında hazırlanması gereken en önemli grafiklerden biri olan planlanan ilerleme (S Curve) grafiği çizilir.

Planlanan % ve Gerçekleşen % karşılaştırması: Sahadan alınan faaliyet raporları yardımı ile gerçekleşen miktarların, standart birim adam saatler ile çarpımından gerçekleşen standart adam saat hesaplanır. Bu adam saat bilgisi gerçekleşen % hesabında kullanıp, planlanan ilerleme%’leri (S Curve) ile karşılaştırılır. 

Not: Gerçekleşen adam saat ile gerçekleşen standart adam saat farklı şeylerdir, birbiri ile karıştırmamak gerekir. Gerçekleşen adam saat, ancak sahada fiili çalışan işçinin, teknik puantajı ile hesaplanabilir. Bu bilgi ile verimlilik hesaplanabilir.

Projenin Planlanan İşçi Sayısı (Man Power) Grafiği: 

Aylık adam saat yükleri o ayki çalışma saatine bölünür ve o ayki ortalama işçi sayısı hesaplanır. Örneğin Ocak ayı içerisinde 137.000 adam saat hesaplanmış ise. Günde 9 saat, ayda 26 gün çalışma ile ( 9x26= ) 234 saat çalışılacağı bulunur. 137.000/234 işleminden 586 kişinin gerekeceği hesaplanır. Proje başındaki bu hesaplar Mobilizasyon alanındaki İşçi Kampı kapasitesinin hesaplanmasında ve tasarımında kritik önem taşır. Diğer taraftan aylık adam sayıları aylık olarak planlanan ile karşılaştırılır. İş programından hesaplanan işçi sayılarına ulaşılamaması projedeki muhtemel gecikmeyi haber verir.

Maliyet Bilgisinin İş Programına Girilmesi ve Tahakkuk Bazlı Gelir-Gider Hesabı: 

Yukarıdaki saydığımız işler yoluna girer ve kesintisiz ilerlerse, planlama ekibi maliyet bilgisini iş programına girebilir. Bu sayede tahakkuk bazlı gider grafiği çizilmiş olur. Daha gerçekçi bir gider grafiği için büyük satın alımların avans ve malzeme ödemeleri hesaba manuel girilebilir.

Gelir bilgisi iş programına farklı yöntemler ile girilebilir. Bu noktada sözleşme ve iş tipiniz belirleyicidir. Ana iş kırılımları, taşeronlar bazında oluşturulan hamak (level of effort) aktivitelere veya milestonalara gelir bilgisi atanabilir.  Gelir bilgisine, tahakkuktan bir ay sonra gerçekleşme (1 ay lag) verilirse gerçeğe daha yakın bir gelir grafiği elde edilmiş olunur. 

Yukarıda saydığımız sorumluluklar standart bir projede, planlama ekibinden beklenen işlerin iskeletini göstermektedir. Her projede ufak kapsam değişikliklerinin olması muhtemeldir. Saydığımız  ana sorumlulukların detaylandırılması ve geliştirilmesi ise ilgili mühendislerin yeteneğine kalmıştır. Primavera v.b. bir zaman çizelgeleme yazılımının kullanımı ise hesaplamalardaki hata riskini düşürür, revizyon ve farklı senaryo çalışmaları için gerekli süreyi kısaltır, görselliği yükseltir.

Her zaman kapsamınızdaki işlerin kalitesini bir adım öteye götürmeniz dileğiyle, bir sonraki yazıda görüşmek üzere.