Planlama Departmanının Sorumlulukları

İnşaat sektöründe “Planlama”, kelime olarak en çok tekrarlanan ama uygulanmaya geldiğinde eksik bırakılan iştir. Diğer taraftan dünya inşaat sektöründe de yeni bir konu olması ile, farklı firmalarda, farklı iş tanımları, sorumluluklarla karşılaşılmaktadır. Peki inşaat işlerinde planlama ve sorumlulukları nedir?

Bu yazıda planlama departmanın sorumluluğuna genel bir hat çizilecektir. Bu sayede yeni bir projeye başlandığında hem planlama ekibi neler hazırlaması gerektiğini sıralı bir şekilde görecek, hem de proje ekibi planlama ekibinden neler istemesi gerektiğini bilecektir. 

Planlama “departmanı/ekibi” olarak belirtilmesinin amacı, belirli bir büyüklüğün üstündeki projelerde, aşağıda sayılacak işleri tek bir mühendisin yapmaya zamanının ve gücünün yetemeyeceğidir. Bu yüzden sorumlu, planlama mühendisi yerine, departmanı/ekibi olarak kullanılmıştır.

İş Programının Oluşturulması: 

Ana iş programı veya detaylı inşaat iş programı, projenin mevcut durumuna göre, ilgili departmanların katılımı ve proje müdürünün liderliğinde, planlama ekibi tarafından hazırlanır. İş programındaki dar boğazlar, riskler ve yöntem değişikliği önerileri bu bölümde yapılır. İş programının son hali proje bütçesinin oluşturulması için kullanılır.

İş Programının Güncellenmesi:

Oluşturulan iş programının güncelleme sıklığı işin büyüklüğü ve planlama ekibinin gücüne göre belirlenir. Diğer taraftan iş programı güncelleme metodolojisi oluşturulmalıdır. En eski güncelleme yöntemi, çıktıların alınıp, projeksiyon sisteminin karşısına geçilerek, ilgili kişilerin, gerçekleşen başlama, yüzde ilerleme ve bitiş tarihlerinin, iş programına girilmesidir. Bu yöntemdeki % ilerleme tahmini tamamen ilgili kişinin öngörülerine bağlıdır. Somut bir hesaba dayanmaz, kontrolü zordur.

Diğer bir iş programı güncelleme yöntemi ise iş programındaki ana iş kalemleri bazında ilgili imalatçıdan (taşerondan) günlük/haftalık/aylık faaliyet raporu alınmasıdır. Bu raporlarda keşif metrajının yanı sıra rapor periyodu boyunca gerçekleşen ilerleme alınır. Başlama ve bitiş tarihleri yakından takip edilir. Raporlardan alınan bilgiler, iş programına işlenir. Bu yöntemdeki bilgiler somuttur, ölçülebilir ve kontrol edilebilirdir. 

Planlanan ve gerçekleşen tarih ve ilerleme karşılaştırması bu bölümde yapılır. Süresel sapmalar, muhtemel riskler ve uyarılar raporlanır.

Miktar Yüklemelerinin ve Aylık Dağılımlarının Oluşturulması: 

İş programına ana imalat kalemlerinin miktarları yüklenir ve bu miktarların aylık dağılım grafikleri oluşturulur. En popüler grafikler; aylık beton döküm, kalıp ve demir montaj grafikleridir.

Adam Saat Yüklemelerinin ve Aylık Dağılımlarının Oluşturulması: İş programındaki ana imalat kalemleri, miktarları belirlendikten sonra, standart birim adam saatler (üretkenlik kat sayıları) ile çarpılarak imalatların adam saat hacmi bulunur. Standart adam saat bilgisinin aylara dağılımı hesaplanarak, projenin başında hazırlanması gereken en önemli grafiklerden biri olan planlanan ilerleme (S Curve) grafiği çizilir.

Planlanan % ve Gerçekleşen % karşılaştırması: Sahadan alınan faaliyet raporları yardımı ile gerçekleşen miktarların, standart birim adam saatler ile çarpımından gerçekleşen standart adam saat hesaplanır. Bu adam saat bilgisi gerçekleşen % hesabında kullanıp, planlanan ilerleme%’leri (S Curve) ile karşılaştırılır. 

Not: Gerçekleşen adam saat ile gerçekleşen standart adam saat farklı şeylerdir, birbiri ile karıştırmamak gerekir. Gerçekleşen adam saat, ancak sahada fiili çalışan işçinin, teknik puantajı ile hesaplanabilir. Bu bilgi ile verimlilik hesaplanabilir.

Projenin Planlanan İşçi Sayısı (Man Power) Grafiği: 

Aylık adam saat yükleri o ayki çalışma saatine bölünür ve o ayki ortalama işçi sayısı hesaplanır. Örneğin Ocak ayı içerisinde 137.000 adam saat hesaplanmış ise. Günde 9 saat, ayda 26 gün çalışma ile ( 9x26= ) 234 saat çalışılacağı bulunur. 137.000/234 işleminden 586 kişinin gerekeceği hesaplanır. Proje başındaki bu hesaplar Mobilizasyon alanındaki İşçi Kampı kapasitesinin hesaplanmasında ve tasarımında kritik önem taşır. Diğer taraftan aylık adam sayıları aylık olarak planlanan ile karşılaştırılır. İş programından hesaplanan işçi sayılarına ulaşılamaması projedeki muhtemel gecikmeyi haber verir.

Maliyet Bilgisinin İş Programına Girilmesi ve Tahakkuk Bazlı Gelir-Gider Hesabı: 

Yukarıdaki saydığımız işler yoluna girer ve kesintisiz ilerlerse, planlama ekibi maliyet bilgisini iş programına girebilir. Bu sayede tahakkuk bazlı gider grafiği çizilmiş olur. Daha gerçekçi bir gider grafiği için büyük satın alımların avans ve malzeme ödemeleri hesaba manuel girilebilir.

Gelir bilgisi iş programına farklı yöntemler ile girilebilir. Bu noktada sözleşme ve iş tipiniz belirleyicidir. Ana iş kırılımları, taşeronlar bazında oluşturulan hamak (level of effort) aktivitelere veya milestonalara gelir bilgisi atanabilir.  Gelir bilgisine, tahakkuktan bir ay sonra gerçekleşme (1 ay lag) verilirse gerçeğe daha yakın bir gelir grafiği elde edilmiş olunur. 

Yukarıda saydığımız sorumluluklar standart bir projede, planlama ekibinden beklenen işlerin iskeletini göstermektedir. Her projede ufak kapsam değişikliklerinin olması muhtemeldir. Saydığımız  ana sorumlulukların detaylandırılması ve geliştirilmesi ise ilgili mühendislerin yeteneğine kalmıştır. Primavera v.b. bir zaman çizelgeleme yazılımının kullanımı ise hesaplamalardaki hata riskini düşürür, revizyon ve farklı senaryo çalışmaları için gerekli süreyi kısaltır, görselliği yükseltir.

Her zaman kapsamınızdaki işlerin kalitesini bir adım öteye götürmeniz dileğiyle, bir sonraki yazıda görüşmek üzere.